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Grosse Dokumente im Griff – wo nützliche Word-Befehle versteckt sind

Eine Handvoll von Befehlen und praktische Tricks machen den Umgang mit umfangreichen Word-Dateien einfacher.

Word-Formatvorlagen

Der Tipp der Woche «Grosse Word-Arbeiten ohne Dramen» vom 7. Mai erläutert Arbeitsweisen und Word-Mechanismen, die in Word den Umgang mit komplexen Dokumenten vereinfachen. Nachfolgend sind die Befehle aufgeführt, mit denen sich die vorgestellten Features nutzen lassen:

Das automatische Inhaltsverzeichnis

• In Word 2003: «Einfügen > Referenz > Index und Verzeichnisse»

• In Word 2004 für Mac OS X: «Einfügen > Index und Verzeichnisse»
• In Word 2007: In der Multifunktionsleiste die Rubrik «Verweise» auswählen, dort findet sich ganz links die Schaltfläche «Inhaltsverzeichnis»

Die Gliederungsansicht

• In Word 2003 und Word 2004 für Mac OS X: «Ansicht > Gliederung»
• In Word 2007: In der Leiste die Rubrik «Ansicht» öffnen, dort findet sich die «Gliederung». Die Gliederung kann auch über die Statusleiste und das Gliederungssymbol, zu finden links neben der Zoom-Einstellung, aktiviert werden.

Formatvorlagen auswählen und bearbeiten

• In Word 2003: «Format > Formatvorlagen und Formatierung»: Um eine Formatvorlage auszuwählen, klicken Sie sie in der Liste an. Um eine Vorlage anzupassen, fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den Namen der Formatvorlage, worauf rechts eine Schaltfläche mit einem nach unten zeigenden Dreieck erscheint. Beim Klick auf diese Schaltfläche zeigt Word ein Menü, in dem der Befehl «Ändern» zu betätigen ist. Es erscheint der Dialog «Formatvorlage ändern». In diesem ist unten links die Schaltfläche «Format» mit dem nach unten zeigenden Dreieck zu finden, über die weitere Merkmale definiert werden: Nämlich die Einstellungen zur Schrift, zum Absatz, zu Tabulatoren und Einzügen, zur Sprache und zur Nummerierung (beispielsweise bei Überschriften).

• In Word 2004 für Mac OS X lassen sich Formate zum einen über das Menü «Format > Formatvorlage» einrichten. Schneller geht es aber über die Formatierungspalette, die über den gleichnamigen Befehl in der Symbolleiste oder über «Ansicht > Formatierungspalette» eingeblendet wird. In der Formatierungspalette blenden Sie den Abschnitt «Formatvorlagen» ein. Um ein Format auszuwählen, braucht man es hier nur anzuklicken. Um es zu bearbeiten, positioniert man den Mauszeiger auf dem fraglichen Format und klickt dann auf die an der rechten Seite erscheinende Schaltfläche mit dem nach unten zeigenden Dreieck. Der Befehl «Formatvorlage ändern» zeigt den gleichnamigen Dialog für die Verwaltung der im Dokument vorhandenen Formate. Hier gibt es unten links die Schaltfläche «Format» mit dem nach unten zeigenden Dreieck, über die weitere Merkmale definiert werden (Schriftgrösse  und -art, Absatzformate, Tabulatoren, Einzüge, Sprache und Rechtschreibkorrektur Nummerierung).

• In Word 2007 treten die Formatvorlaben in der Multifunktionsleiste unter «Start» in Erscheinung. Die Formate sind als Icons, welche Namen und eine Vorschau anzeigen, per Mausklick einsetzbar. Bei einem Rechtsklick auf ein Format-Icon erscheint ein Kontextmenü, das über den Befehl «Ändern» das Dialogfenster «Formatvorlage ändern» einblendet – es entspricht dem Dialog bei Word 2003 und Word 2004. Die Schaltfläche «Format» in der linken unteren Ecke dient der Definition der Merkmale des Formats im Einzelnen; Dinge wie Schriftart, Absatz, Tabulatoren, Einzüge, Sprache, Nummerierung werden über die Dialoge eingestellt, die beim Klick auf diese Schaltfläche aktiviert werden können. Die aus Word 2003 und 2004 bekannte Formatpalette gibt es in Word 2007 auch: Um sie anzuzeigen, klicken Sie in der «Start»-Leiste auf das kleine Symbol mit dem nach unten rechts zeigenden Pfeil, das am rechten Ende des Balkens «Formatvorlagen» unterhalb der Format-Icons zu finden ist.

Einige Tipps zu Formatvorlagen

Im Fenster «Formatvorlagen ändern» lassen sich verschiedene nützliche Einstellungen treffen.

Die Option «Formatvorlage für Folgeabsatz» gibt an, welche Formatvorlage verwendet wird, wenn man einen neuen Absatz anfängt. Diese Einstellung steuert, dass Word nach einem Titel automatisch mit dem normalen Absatzformat weiterfährt. Dafür ist beim Format «Überschrift 1» als Folgeabsatz «Standard» eingetragen.

Die Option «Formatvorlage basiert auf» ermöglicht es, Formatvorlagen anhand schon bestehender Formatvorlagen zu definieren. Man braucht dann nicht alle Merkmale einzustellen, sondern nur diejenigen, die von der zugrunde liegenden Formatierung abweichen. Sinnvoll ist das beispielsweise bei den Überschriften. Man kann die Überschrift 2 aufgrund der Überschrift 1 einrichten und die Schrift ein oder zwei Punkte kleiner definieren. Es ist so sofort klar, dass sich die beiden Formate nur bezüglich der Schriftgrösse unterscheiden. Ändert man ein Merkmal beim zugrunde liegenden Format, das beim neuen Format nicht abweichend eingestellt ist, übernimmt das neue Format diese Einstellung. Hat man alle Überschriften anhand der Überschrift 1 definiert und ändert dann bei der Überschrift 1 die Schriftart, verwenden automatisch alle abgeleiteten Formate die neue Schrift.

Bei «Formatvorlagentyp» stehen vier Typen zur Verfügung: Absatz, Zeichen, Tabelle, Liste. Analog lassen sich damit Formate für Tabellen und Listen einrichten. Das Zeichenformat enthält vorgaben auf Zeichenebene, etwa Schriftart, -grösse und Auszeichnungen wie Fettdruck oder Unterstreichung. Zeichenformate lassen sich zusätzlich zu Absatzformaten einsetzen, um einzelne Wörter oder Zeichen speziell hervorzuheben. In den Zeichenformaten definiert man nur die abweichenden Merkmale angibt – zum Beispiel Fettdruck oder rote Schrift. Alle anderen Merkmale werden vom Absatzformat bestimmt.

Leerzeilen zwischen Absätzen lässt man besser weg – so vermeidet man, dass eine Seite mit einer überflüssigen Leerzeile anfängt und deswegen ein zu grosser Rand entsteht. Um zwischen den Absätzen Leerraum zu erhalten, setzt man in den Absatzeinstellungen beim Abstand vor oder Abstand nach einen passenden Wert ein. Damit der Abstand zwischen Titel und normalem Absatz nicht zu gross wird, macht es Sinn, den Abstand nach dem Absatz zu vergrössern – man setzt bei «Abstand nach» für eine ganze Leerzeile die gleiche Punktzahl ein, die man unter Schriftgrösse eingestellt hat – also z.B. 12 Punkte, wenn die Schriftgrösse 12 Punkte beträgt (perfekt wäre, die Schriftgrösse inklusive Zeilenabstand einzusetzen; wenn der Zeilenabstand also das 1,2-fache der Schriftgrösse beträgt, würde man im Fall einer Schrift von 12 Punkt einen Abstand von 14,4 Punkt setzen). Es ist auch möglich, den Abstand anteilig vor und nach dem Absatz zu setzen, also z.B. 6 Punkt vorher und 6 Punkt nachher.

Tastatur-Kürzel: Im erwähnten Dialog «Formatvorlage ändern» gibt es über die Schaltfläche «Format» die Möglichkeit, Tastaturkürzel für einzelne Formate festzulegen: Solche Kurzbefehle stellen eine äusserst effiziente Methode zum Formatieren von Dokumenten dar – gerade auch dann, wenn ein Dokument ohne Formatvorlagen entsprechend nachzubearbeiten ist.

Die Absatzkontrolle

Sie sorgt automatisch für einen guten Seitenumbruch und ein schönes Schriftbild. Wichtig ist die Option «Absätze nicht trennen». Sie ist bei den «Überschrift»-Formaten standardmässig eingeschaltet und sorgt dafür, dass der damit formatierte Absatz durch einen Seitenumbruch vom nachfolgenden Absatz getrennt wird. Das verhindert, dass ein Titel einsam am unteren Rand einer Seite zu stehen kommt. Die Option «Absätze nicht trennen» sorgt dafür dass zwischen zwei mit dem gleichen Format versehenen Absätzen kein Seitenumbruch erfolgt. Die Option «Zeilen nicht trennen» verhindert einen Seitenumbruch innerhalb des Absatzes. Die Option «Absatzkontrolle» schliesslich vermeidet Hurenkinder und Schusterjungen – so nennt man in der Typografie einzeln auf einer Seite stehende Zeilen (von einem Hurenkind spricht man, wenn die letzte Zeile eines Absatzes auf einer neuen Seite oder in einer neuen Spalte zu stehen kommt. Ein Schusterjunge gibt es dann, wenn der Seitenumbruch nach der ersten Zeile eines Absatzes erfolgt.

In Word 2003, Word 2004 und Word 2007 finden sich die Einstellungen zur Absatzkontrolle im Dialogfeld «Absatz» im Reiter «Zeilen- und Seitenumbruch». Die Einstellungen zum Absatz werden entweder über den Befehl «Format > Absatz» aufgerufen oder aber in der Formatvorlage definiert, wie das weiter oben beschrieben ist.

Zentral- und Filialdokument

Sie eignen sich, grosse Dokumente aufzuteilen. Das Zentraldokument – es wird auch Masterdokument genannt – hält das Projekt gewissermassen zusammen. Es definiert die Struktur, beispielsweise wenn man in einem Buchprojekt jedes einzelne Kapitel als eigenes Filialdokument (oder Unterdokument) anliegt.

• In Word 2003 werden die Filialdokumente in der Gliederungsansicht verwaltet, die Sie über «Ansicht > Gliederung» aktivieren. In der Symbolleiste «Gliederung» blenden Sie über das Symbol «Masterdokumentansicht» die entsprechenden Befehle ein und aus. Stellen Sie sicher, dass diese Befehle eingeblendet sind – dann können Sie über die Schaltfläche «Unterdokument erstellen» ein neues Filialdokument einrichten. Über das Symbol «Unterdokument einfügen» klinken Sie ein bestehendes Word-Dokument ins Projekt ein. Word bietet eine Reihe von Befehlen zur Organisation von Master- und Unterdokument. Passagen aus dem Projekt können relativ einfach in ein Unterdokument ausgelagert werden. Umgekehrt ist es auch möglich, ein Unterdokument ins Masterdokument zu integrieren. Informationen dazu liefert die Hilfe zum Stichwort « Zentraldokumente» oder der gleichnamige Beitrag auf Office online.

• In Word 2004 für Mac OS X funktioniert es annähernd gleich wie bei Word 2003. Der wesentlichste Unterschied ist der Befehl «Ansicht > Masterdokument», über den eine Word-Datei zum Master, also zum Zentraldokument erklärt wird. Er wechselt zur Gliederungsansicht und blendet die «Masterdokument»-Symbolleiste ein, über die Filialdokumente erstellt und verwaltet werden.
• In Word 2007 ist die Vorgehensweise nicht anders als bei Word 2003 – einzig der Weg zur Gliederungsansicht ist etwas anders: Das passende Symbol findet sich in der Multifunktionsleiste unter «Ansicht».

Aus dem Word-Dokument eine PDF-Datei machen

Das geht kostenlos mit dem Programm PDFCreator, das es auf Pdfcreator.de.vu gibt.

Erstellt: 04.11.2008, 20:19 Uhr

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