Häckchen für den richtigen E-Mail-Look
Mailprogramme gehen unterschiedlich mit den Formatierungsinformationen in E-Mail-Nachrichten um, und in den Konfigurationsdialogen der Programme schlummern diverse Darstellungsoptionen.
Formatiert oder unformatiert?
Als Absender entscheiden Sie, ob Sie Ihre Nachrichten formatiert – also mit verschiedenen Schriften, Schriftarten, -grössen und -auszeichnungen und mit bunten Bildern – verschicken, oder aber als reinen Text. Formatierte Nachrichten sind (oft) schöner und übersichtlicher. Unformatierte Nachrichten sind kompakter, da nebst dem Nachrichtentext keine weiteren Informationen mitgeschickt werden – das schätzen Mail-Benutzer, die ihre Post per Handy lesen. Ob Sie formatierte Nachrichten verschicken oder nicht, bestimmen Sie wie folgt:
- Bei Outlook Express über «Extras > Optionen» im Reiter «Senden». Wählen Sie bei «Format für ‹Nachricht Senden›» «HTML» oder «Nur-Text». Falls Sie formatierte Mails verschicken, können Sie im Reiter «Erstellen» bei «Briefpapier» wählen, ob Sie ein Briefpapier nutzen wollen und das «Papier» (das heisst die Formatierungsvorlage) auswählen.
- Bei Windows Mail (aus Windows Vista) geht es wie bei Outlook Express. Nur heisst hier die Option «Format für das Senden von E-Mails». Der Reiter mit dem Briefpapier heisst «Verfassen».
- Bei Outlook (jeweils in der Version 2003) treffen Sie diese Wahl über «Extras > Optionen» im Reiter «E-Mail-Format». Setzen Sie hier bei «Verfassen im Nachrichtenformat» die Einstellung «Nur-Text» oder «HTML» (von «Rich-Text» ist abzuraten) und geben Sie unten ggf. ein Standardbriefpapier an. Die Option «E-Mail mit Microsoft Office Word bearbeiten» ist fehleranfällig und daher im Zweifelsfall abzuschalten.
- Bei Mozilla Thunderbird gehen Sie über «Extras > Konten», wählen links Ihr Konto aus und darunter die Rubrik «Verfassen & Adressieren». Aktivieren oder deaktivieren Sie rechts die Option «Nachrichten im HTML-Format verfassen». Ein Briefpapier gibt es bei Mozilla Thunderbrid nicht, aber Sie können die Standardschrift für HTML-Mails wie folgt festlegen: Gehen Sie über «Extras > Einstellungen», wählen Sie die Rubrik «Verfassen», öffnen Sie hier den Reiter «Allgemein», klicken Sie auf die Schaltfläche «HTML-Optionen» und geben Sie Schriftart, Grösse und Farbe vor.
- Bei Apple Mail treffen Sie Ihre Wahl unter «Mail > Einstellungen». Öffnen Sie die Rubrik «Verfassen» und setzen bei «Format der E-Mail» entweder «Reiner Text» oder «Formatierter Text». Die Schriften stellen Sie wie erwähnt ein. Briefpapier wird es bei Apple Mail erst in den kommenden versionen geben.
Falls Sie immer reine Textnachrichten verschicken wollen, ist auch die Option «Beim Antworten das gleiche Format wie im Original verwenden» abzuschalten, die Sie bei Outlook Express und Windows Mail im Reiter «Senden» in den Optionen vorfinden.
Standards setzen
Bei einer formatierten Nachricht im HTML-Format bestimmt der Absender den Look der Nachricht (eine Ausnahme stellt die weiter unten erwähnte Option «Mail als Nur-Text»-Lesen dar). Bei einer unformatierten Nachricht hängt die Darstellung beim Empfänger davon ab, welche Standard-Schrift eingestellt ist. Diese Option ist wie folgt zu finden:
- Bei Outlook Express über «Extras > Optionen», im Reiter «Lesen» über die Schaltfläche «Schriftarten».
- Bei Windows Mail genauso – über «Extras > Optionen», im Reiter «Lesen» über die Schaltfläche «Schriftarten».
- Bei Outlook über «Extras > Optionen» im Reiter «E-Mail-Format» über die Schaltfläche «Schriftarten» bei «Beim Verfassen/Lesen von Nur-Text».
- Bei Mozilla Thunderbird über «Extras > Einstellungen», in der Rubrik «Ansichten» im Reiter «Schrift», über die Schaltfläche «Schriftarten» bei «Feste Breite».
- Bei Apple Mail über «Mail > Einstellungen» in der Rubrik «Schrift & Farbe» bei «Schrift für E-Mails» bzw. bei «Reiner Text», wenn die Option «Schrift mit fester Weite für reine Text-E-Mails verwenden» angekreuzt ist.
Nur Text
Die erwähnte Option Mails als «Nur Text» anzuzeigen, macht aus formatierten Nachrichten unformatierte (zumindest am Bildschirm; die Formatierungsinformationen werden nicht gelöscht, sondern nur nicht ausgewertet). Auf Sicherheit bedachte Anwender schalten sie ein, denn sie bietet einen guten Schutz vor Phising-Versuchen. Beim «Password-Fishing» wollen betrügerische E-Mail-Versender, mit gefälschten Mails an E-Banking- oder andere Passworte gelangen. Ausserdem bleibt man bei Porno-Spam vom Anblick der Bilder in der Nachricht verschont.
Sie finden die «Nur Text»-Option auf folgendem Weg:
- Bei Outlook Express über «Extras > Optionen» im Reiter «Lesen». Sie heisst hier «Alle Nachrichten als Nur-Text lesen».
- Bei Windows Mail ist es wie bei Outlook Express.
- Bei Outlook über «Extras > Optionen» im Reiter «Einstellungen». Klicken Sie auf «E-Mail-Optionen» und aktivieren Sie bei «Standardnachrichten im Nur-Text-Format lesen».
- Bei Mozilla Thunderbird bei einer geöffneten Nachricht über «Ansicht > Nachrichtentext > Reiner Text».
Wie man Mails verschickt, ist eine Frage der persönlichen Vorliebe. Ein Briefpapier passt besser zu privaten Botschaften und wirkt bei geschäftlicher Kommunikation meist deplatziert. Textauszeichnungen und Formatierungen können hilfreich sein, wenn sie eine Nachricht gliedern und es beispielsweise dem Empfänger erlauben, sich bei längeren Nachrichten schnell einen Überblick zu verschaffen. Formatierungs-Exzesse sollte man vermeiden. Grosse Buchstaben oder knallrote Lettern wirken aufdringlich, ein Schriften-Wirrwarr erschwert das Lesen. Manche Mailbenutzer, die mit «Snail Mail» (wörtlich «Schneckenpost», also herkömmliche Briefe auf Papier) gross geworden sind, setzen mitunter einen Briefkopf an den Anfang der Nachricht. Das ist grundsätzlich in Ordnung, doch besser aufgehoben sind die Kontaktangaben in der Signatur am Ende der Nachricht.
Viele Mailleser schätzen es, wenn das Mail mit dem eigentlichen Nachrichtentext beginnt und sie nicht erst nach unten blättern müssen, um herauszufinden, worum es geht. Aus diesem Grund ist es auch wichtig, einen aufschlussreichen Betreff zu verwenden. Und wenn man auf eine Nachricht antwortet sollte man das Quote (den aus der ursprünglichen Nachricht zitierten Text) nicht am Anfang platzieren, sondern am Ende. Bei Mozilla Thunderbird muss das unter Umständen erst eingestellt werden. Die Option finden Sie über «Extras > Konten», indem Sie links Ihr Konto auswählen, darunter «Verfassen & Adressieren» anklicken und dann rechts bei «Original-Nachricht beim Antworten automatisch zitieren» die Option «Antwort über dem zitierten Text beginnen» ankreuzen.
Erstellt: 04.11.2008, 20:19 Uhr
