Die Kontakte sinnvoller organisieren

Bei der Verwaltung der Daten in Outlook lauern einige Fallen, die Sie möglichst vermeiden sollten! Plus: Tipps zu OS X und zu der Windows-Bedienung für Nutzer, die Mühe mit dem «Fingerspagat» haben.

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In Outlook habe ich einen neuen Ordner für Kontakte eingerichtet. Er erscheint aber nicht in iTunes und kann deshalb nicht mit dem iPhone synchronisiert werden.
Hans Jürg Zollinger, via Mail

Antwort: Outlook erlaubt es, im Menüband ­«Ordner» über «Neue Ordner» weitere Ablagen für Kontakte, Kalender, Mails, Journale und Notizen anzulegen. So impliziert das Programm, dass es sinnvoll sei, eine projektbezogene Ordnerstruktur auf­zubauen – weil so Daten feinsäuberlich getrennt sind.

Auf den zweiten Blick ist das keine gute Idee. Vorab, weil es tatsächlich so ist, dass beim Synchronisieren mit den meisten Smartphones nur die Termine und Kontakte aus dem Hauptordner berücksichtigt werden. Auf der «Outlook heute»-Übersichtsseite fehlen Termine und Aufgaben aus den «Nebenordnern». Und generell ist die Aufteilung nach Ordnern unflexibel; beispielsweise schleichen sich bei den Kontakten leicht Doubletten ein, wenn Sie mit einzelnen Leuten in mehreren Projekten zu tun haben. Auch die Aufteilung nach beruflichen und privaten Belangen greift nicht, wenn Sie mit einzelnen Geschäftspartnern auch befreundet sind.

Meine Empfehlung ist darum klar: Verwenden Sie keine Nebenordner – ausser für Informationen, die Sie explizit vom Tagesgeschäft fernhalten wollen. Zur Organisation der Daten nach Projekten oder Themenkreisen setzen Sie auf die Kategorien. Die ordnen Sie als eine Art Etikett Ihren Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben zu (im Menüband «Start»). Sie dürfen pro Element mehrere Kategorien verwenden. Ihre Kategorien verwalten Sie im Menü­band «Start» über «Kategorisieren > Alle Kategorien». Hier legen Sie ihre Einteilungskriterien fest, und Sie können sogar Tastaturkürzel zur schnellen Zuordnung vergeben.

Ihre Kontakte, Mails und weitere Inhalte können Sie in den Listendarstellungen nach Kategorien sortieren, gruppieren und filtern. Das tun Sie über das Menüband «Ansicht» via «Anordnung» oder über «Aktuelle Ansicht». Ein weiteres Organisationsinstrument gibt es bei den Kontakten: Das sind die Kontaktgruppen, die Sie im Menüband «Start» im Abschnitt «Neu» einrichten. Die Kontaktgruppen hiessen in früheren Outlook-Versionen «Verteilerlisten». Wenn Sie eine Nachricht an die Kontaktgruppe schicken, wird sie allen Mitgliedern zugestellt. Diese Gruppen taugen auch zur Gliederung Ihrer Kontakte.


OS X
Alte E-Mail-Adressen endgültig löschen
Wenn ich bei den Kontakten eine E-Mail-Adresse ändere, dann verschwindet die alte und falsche Adresse nicht vollständig. Sie erscheint beim Verfassen einer Nachricht weiterhin als Auswahl im Adressierungsfeld. Wie werde ich sie endgültig los?
Raimund Sigrist, Einsiedeln

Antwort: Das geht einfach, aber nicht sehr intuitiv: Klicken Sie in Apple Mail auf «Fenster > Vorherige Empfänger». Suchen Sie die falsche Adresse und klicken Sie auf «Aus Liste entfernen».


OS X
Dauerhaftes Bleiberecht für den Scrollbalken
Ich arbeite mit dem Mac. Seit einiger Zeit erscheint der Balken auf der rechten Seite, mit dem man in einem Dokument scrollen kann, zuerst kurz auf, dann verschwindet er. Kann ich die Einstellungen so ändern, dass er dauernd angezeigt wird? Wenn ja, wie geht das?
Hans-Kaspar von Matt, Luzern

Antwort: Das geht so: Öffnen Sie in den System­einstellungen die Rubrik «Allgemein». Wählen Sie bei «Rollbalken einblenden» die Option «Immer».


Windows
Wenn der Fingerspagat schwerfällt
Ein Bekannter kann die PC-Tastatur nur noch mit einer Hand bedienen. Ihm fällt auch der «Spagatgriff» auf zwei Tasten schwer, wie man ihn zum Beispiel fürs @-Zeichen benötigt. Gibt es unter Windows die Möglichkeit, das @-Zeichen über eine einzelne Taste einzugeben?
Peter Hool, Meilen

Antwort: Für Anwender, die in der Computer­bedienung behindert sind, stellt Windows eine Reihe von Hilfsmitteln zur Verfügung. Diese finden sich in der Systemsteuerung unter «Erleichterte Bedienung > Center für erleichterte Bedienung».

Ihr Bekannter schaltet hier die ­«Einrastfunktion» ein, die im Abschnitt «Bedienung der Tastatur erleichtern» zu ­finden ist. Die Einrastfunktion erlaubt es, dass die für Tastenkombinationen ­notwendigen Tasten nicht miteinander, sondern nacheinander gedrückt werden. Fürs @ drückt Ihr Bekannter erst die Taste «Alt Gr» und dann die «2». Wenn eine Steuertaste (Umschalt, Ctrl, Alt, Alt Gr, Windows) betätigt wird, signalisiert das Windows kurz mit einem Piepslaut.Falls Ihr Bekannter nur mit einzelnen Tastenkombinationen Mühe hat, kann er die Einrastfunktion nach Bedarf zuschalten: Dazu drückt er fünfmal hintereinander die Umschalttaste.

(Tages-Anzeiger)

(Erstellt: 25.01.2015, 18:15 Uhr)

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