Wenn der Chef die E-Mails mitliest

Die Überwachung des E-Mail-Verkehrs ist verpönt, aber grundsätzlich erlaubt. Mitarbeiter sollten wissen, wenn sie überwacht werden.

Der Arbeitgeber darf E-Mails scannen, die auf Missbräuche wie Geheimnisverrat, Betrügereien oder die Verletzung des Reglements hinweisen. Foto: Paul Downey

Der Arbeitgeber darf E-Mails scannen, die auf Missbräuche wie Geheimnisverrat, Betrügereien oder die Verletzung des Reglements hinweisen. Foto: Paul Downey

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Während der Arbeit sich schnell mit einer Freundin für das nächste Treffen verabreden? Am einfachsten geht dies über das geschäftliche E-Mail. Das fällt nicht auf, weil E-Mails heute zum wichtigsten Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz gehören. Wer denkt schon daran, dass der Arbeitgeber die privaten E-Mails mitliest. Und wenn schon: Manch einer nimmt dies in Kauf, weil er annimmt, dass ab und zu eine unverfängliche private Mail keine Konsequenzen haben wird.

Zu Recht. Die grosse Mehrheit, rund drei Viertel aller Unternehmen, erlaubt ihren Mitarbeitenden, den geschäftlichen E-Mail-Account in beschränktem Rahmen auch für private Zwecke zu nutzen. Wie viele private E-Mails pro Tag drin liegen, definieren allerdings die wenigsten. Eine Minderheit von knapp 10 Prozent der Arbeitgeber setzt ihren Angestellten überhaupt keine Schranken für die private E-Mail-Nutzung. Jeder sechste Arbeitgeber verbietet sie indes gänzlich.

Das ist das Resultat einer Umfrage, die in einer unlängst erschienenen juristischen Publikation zu finden ist. Die Autorin Selina Kämpfer hat dafür im letzten September 229 Unternehmen von unterschiedlicher Grösse und aus verschiedenen Branchen angefragt. Gut 20 Prozent haben mitgemacht.

Jeder 3. Arbeitgeber führt Überwachungen durch

Ziel der Untersuchung war es, herauszufinden, ob die Unternehmen die E-Mail-Nutzung ihrer Mitarbeitenden auch kontrollieren. Zwei Drittel gaben an, auf jegliche Überwachung zu verzichten. Die grosse Mehrheit der Arbeitgeber ist sich offenbar der Risiken einer Überwachung bewusst: Sie könne die Arbeitsatmosphäre und die Motivation der Mitarbeiter verschlechtern. Zudem sei sie auch rechtlich problematisch, antworteten sie. Dennoch: Ein Drittel der Unternehmen gab an, E-Mail-Überwachungen durchzuführen.

So verpönt die Überwachung der elektronischen Kommunikation am Arbeitsplatz auch ist, grundsätzlich ist sie erlaubt. Der Arbeitgeber hat das Recht, seine berechtigten Interessen zu schützen. Er darf kontrollieren, ob seine Mitarbeitenden ihm keinen Schaden zufügen, etwa indem sie ihre Arbeitszeit für private Zwecke verschwenden oder Geschäftsgeheimnisse verraten. Selina Kämpfer weist darauf hin, dass die E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz gesetzlich nicht explizit geregelt sei. Dennoch gibt es gewisse Schranken. Sie sind etwa im Datenschutzgesetz zu finden, aber auch im Arbeitsvertragsrecht (OR) oder im Zivilgesetz.

Für eine personenbezogene Überwachung braucht es einen Rechtfertigungsgrund.

Rechtlich unproblematisch ist laut Kämpfer eine anonyme Überwachung der E-Mail-Kommunikation, eine Überwachung also, die keinerlei Rückschlüsse auf bestimmte Arbeitnehmende zulässt und es auch nicht ermöglicht, einzelne Personen zu identifizieren. So darf der Arbeitgeber zum Beispiel den E-Mail-Verkehr auf Inhalte scannen, die auf Missbräuche wie Geheimnisverrat, Betrügereien oder die Verletzung des Reglements etc. hinweisen.

Anders ist es bei einer personenbezogenen Überwachung. Dabei werden Personendaten bearbeitet, die überwachten Mitarbeiter sind also identifiziert oder identifizierbar. Eine solche Überwachung muss verhältnismässig sein und es braucht dafür einen Rechtfertigungsgrund. Wenn zum Beispiel ein Arbeitgeber die private E-Mail-Nutzung grundsätzlich erlaubt, dürfe er eine personenbezogene Überwachung nur durchführen, «wenn konkrete Anhaltspunkte für einen Missbrauch vorliegen oder aufgrund einer anonymen Auswertung feststeht, dass es zu einem Missbrauch gekommen ist», schreibt Selina Kämpfer.

Eine E-Mail-Kontrolle kann aber auch zum Schutz der Arbeitnehmenden erfolgen. Etwa wenn sie dazu dient, Fälle von Mobbing oder sexueller Belästigung aufzudecken.

Überwachung schriftlich regeln

Die Juristin Selina Kämpfer empfiehlt den Unternehmen, auf E-Mail-Überwachungen möglichst zu verzichten, eben weil diese geeignet seien, das gegenseitige Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden zu beeinträchtigen. Je nach Grösse oder Tätigkeit eines Betriebs könne eine Überwachung aber angezeigt sein. Bekannt ist etwa, dass einzelne Banken die E-Mail-Kommunikation ihrer Mitarbeiter überwachen. Sie rechtfertigen dies damit, dass es nötig sei, zu kontrollieren, ob die Mitarbeiter die Vorgaben der Finanzmarktaufsicht einhalten würden.

Wenn Unternehmen ihre Mitarbeitenden überwachen wollen, sollten sie dies schriftlich regeln und die Überwachung so durchführen, dass sie nicht als Ausdruck des Misstrauens verstanden werde, rät Selina Kämpfer. Auf jeden Fall sollten personenbezogene Überwachungen angekündigt sein. Ansonsten könnten sie rechtlich als unzulässig qualifiziert werden.

Und wie sieht es in der Praxis damit aus? Etwas mehr als die Hälfte der Arbeitgeber, die sich an Selina Kämpfers Umfrage beteiligten, gab an, sie hätte in ihrem Betrieb Regeln für die E-Mail-Überwachung aufgestellt. Die andere Hälfte hat die Überwachung nicht geregelt. Unter denen, welche die Überwachung nicht geregelt haben, befand sich auch ein Betrieb, der angab, seine Mitarbeiter zu überwachen. Arbeitnehmende müssen also damit rechnen, dass der Chef mitliest, auch wenn sie davon nichts wissen.

(Tages-Anzeiger)

Erstellt: 24.02.2017, 16:54 Uhr

Studie

Selina Kämpfer: Überwachung des E-Mailverkehrs von Mitarbeitern, Dike Verlag, Zürich/St.Gallen, 2017.

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