Gemeinden sind sensibilisiert «Eine Garantie gibt es natürlich nicht», sagt Rolf Rinderknecht, Verwaltungsdirektor in Bassersdorf. «Aber wir können einiges tun.» So gibt es in den Archivräumen im Gemeindehaus Bassersdorf Brandmelder. Und gegen den Wassereinbruch hat man sich mit speziellen baulichen Massnahmen geschützt. In einer kleinen Gemeinde wie Hüntwangen fallen weniger Akten an als etwa in Bassersdorf. Gemeindeschreiber Manuel Frei führt in seinem Büro eine Art mobiles Vorarchiv, dass dann alle zwei bis drei Jahr geleert und in feuerfeste Rollschränke in den Keller verschoben wird. Der Archivraum im Gemeindehaus in Dällikon ist und gegen Einbruch speziell gesichert. Er verfügt über einen feuersicheren Tresor. Alarmanlagen gibt es keine. «Das grösste Problem ist sowieso die Luftfeuchtigkeit», sagt Gemeindeschreiber Ruedi Brämi. Deshalb hat man in Dällikon Messgeräte und einen Luftentfeuchter installiert.

Archivzustand «befriedigend»

Den Zustand der rund 600 Behördenarchive im Kanton Zürich bezeichnet Staatsarchivar Beat Gnädinger auf Anfrage als «befriedigend». Zu einem ähnlichen Urteil gelangt Markus Wickihalder aus Zell. Er betreibt ein Beratungsbüro für Kommunalbehörden und zählt auch 13 Unterländer Gemeinden zu seinen Kunden.Wickihalder beurteilt den Sicherheitsstandard im Kanton Zürich als «gut, aber nur selten sehr gut».

Das Staatsarchiv ist Aufsichtsorgan und kontrolliert die Gemeindearchive auch vor Ort. «Wir wollen in erster Linie beratend wirken und dabei auch pragmatisch vorgehen», sagt Gnädinger. In seinen drei Amtsjahren habe er erst einmal über die Bezirksbehörde Druck aufsetzen müssen.

Der Kanton macht den Gemeinden nicht bloss Vorschriften über die unterschiedliche Aufbewahrungsdauer der amtlichen Akten. Er hat auch detaillierte Sicherheitsrichtlinien erlassen. Das Wichtigste sei ein gutes Raumklima. Seit über 120 Jahren habe es im Kanton Zürich keinen einzigen Archivbrand gegeben. Dagegen seien unzählige historisch oft sehr wertvolle Dokumente «durch Feuchtigkeit, Entwendung, mangelnde Ausleihkontrolle und unsachgemässe Lagerung» beschädigt worden oder verloren gegangen, schreibt das Staatsarchiv.

Papier besser als Datenträger

Wer da glaubt, im elektronischen Zeitalter werde das Papier schon bald einmal aus den Archiven verschwinden, der irrt: «Für die dauernde Archivierung sind elektronische Datenträger aller Art ungeeignet, da deren Lebensdauer höchstens wenige Jahrzehnte beträgt und die spätere Lesbarkeit nicht gegeben ist», schreibt das Staatsarchiv. Mehr noch: Es wird empfohlen, von digitalisierten Akten Ausdrucke auf altersbeständigem, säurefreiem Papier oder auf Mikrofilmen zu machen. Der Mikrofilm sei derzeit der dauerhafteste Schriftträger, sagt das Staatsarchiv. Wo andernorts zum Gebrauch von Umweltschutzpapier geraten wird, bezeichnen die Archivare dieses als «ungeeignet».

Mindestens so wichtig wie der Schutz vor Feuer und Einbruch ist der Datenschutz, sagt Archivberater Markus Wickihalder. «Nicht jedermann muss überall Zutritt haben. Es braucht klare Zutrittsregelungen und eventuell auch Abgrenzungen in Sektoren mit sensiblen und weniger sensiblen Daten».

«Am besten geschützt und unterhalten ist ein Archiv, wenn es häufig benützt wird», schreibt das Staatsarchiv. Nach übereinstimmenden Angaben der drei befragten Gemeindeschreiber wird ihr Archiv täglich genutzt. Es gilt als wichtiges Arbeitsinstrument und nicht bloss als verstaubter Raum im unwirtlichen Keller.

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