Kampf der digitalen Zeitverschwendung

So vermeiden Sie Stundenfriedhöfe – und nutzen Computer und Smartphone effizient.

Dieser Würfel hilft dabei, das Zeitmanagement zu optimieren.
Video: Matthias Schüssler

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Was tut man eigentlich den lieben langen Tag mit seinem Computer? Die Antwort auf diese Frage kann aus mehreren Gründen interessieren: natürlich dann, wenn man seine Arbeitszeit für den Arbeitgeber erfassen oder für Kunden abrechnen muss. Wenn das nicht der Fall ist, fragt man sich wahrscheinlich, ob man seine Zeit effizient einsetzt oder ob administrative Tätigkeiten zu viele Stunden beanspruchen – und wie gross der Tribut ist, den man Produktivitätskillern wie Facebook und Twitter zollt.

Apple baut derzeit eine neue Funktion in das iPhone-Betriebssystem ein, die ab Herbst die Selbstdisziplin der Nutzer fördern soll: Screen Time wird dann darüber aufklären, wie viel Zeit man mit welcher App verbringt, und lässt einen auch Limits einrichten. Das entspricht einem Bedürfnis: Denn wer seine Gewohnheiten kennt, entdeckt auch Verbesserungspotenzial.

Schon jetzt gibt es die Möglichkeit, seine Tätigkeiten und täglichen Routinen zu protokollieren und zu bewerten – und zwar automatisch und ohne viel Aufwand. Mit einem cleveren digitalen Hilfsmittel ist es sogar möglich, Aktivitäten abseits des Computers zu registrieren und auszuwerten. Und das, ohne dass man selbst eine Zeiterfassung führen müsste. Im Video stellen wir mehrere solche Lösungen vor:

Mit diesem Gadget lassen sich auch analoge Tätigkeiten ohne viel Bürokratie tracken.

Rescue Time erfasst bei Windows, Mac und Android, mit welchem Programm man arbeitet. Beim Surfen im Web wird die Website berücksichtigt. Die Programme und Websites werden in Kategorien wie Geschäftlich, Kommunikation, Planung, Recherche, Gestaltung, Videoschnitt etc. eingeteilt. Die Einteilung erfolgt bei den allermeisten Programmen und sehr vielen Websites automatisch. Sie kann aber angepasst werden, wenn sie einem nicht zusagt.

Produktiv oder nicht so sehr?

Rescue Time bewertet die einzelnen Aktivitäten in fünf Kategorien von «sehr produktiv» über «neutral» bis hin zu «sehr ablenkend». Als produktiv gelten Programme wie Word, Excel und Co., als ablenkend natürlich Facebook und Unterhaltungs-Websites im Netz. Selbstverständlich kann man auch diese Zuordnung anpassen – denn als Social-Media-Experte wird man die Facebook-Nutzung sicherlich zur produktiven Zeit zählen wollen. Am Ende des Tages erfährt man, wie viel Zeit man produktiv verbracht hat und wie sehr man sich hat ablenken lassen. Es ist auch möglich, Produktivitätsziele aufzustellen und sich bei zu viel Ablenkung warnen zu lassen.

Hier sieht man auf einen Blick, wie fleissig man gewesen ist.

Die App zeigt auch auf, mit welchen Dokumenten man wie lange gearbeitet hat: Das erlaubt es zum Beispiel, Aktivitäten in Word bestimmten Projekten zuzuordnen und entsprechend abzurechnen.

Rescue Time (rescuetime.com) ist in der Lite-Version kostenlos. Die Berichte reichen dann drei Monate zurück, und es gibt einen wöchentlichen Report. Für die detaillierteren Analysen benötigt man den Premium-Preisplan, der 9 US-Dollar im Monat oder 72 US-Dollar im Jahr kostet. Eine ausführliche Besprechung finden Sie hier.

Zei° des Grazer Start-ups Timeular erfasst nicht einzelne Apps, sondern generelle Tätigkeiten – und zwar gleichgültig, ob sie mit oder ohne digitale Hilfsmittel ausgeführt werden. Dazu dient ein achtseitiger Würfel: Er lässt sich auf jeder Seite mit einer Tätigkeit beschriften. Um eine Tätigkeit zu erfassen, dreht man einfach die passende Seite nach oben. Die dazugehörende App zeichnet am Smartphone oder Computer dann die entsprechende Tätigkeit auf.

Den Zeitfressern per Würfel auf der Spur

Das ist wirklich unkompliziert, und man kann die Kategorien frei definieren – nach Tätigkeit oder Projekt, genau so, wie es einem zweckmässig erscheint. Wenn man vergessen sollte, den Würfel richtig zu platzieren, dann kann man eine Aktivität auch nachträglich anpassen oder manuell erfassen.

Es gibt Zei° unter timeular.com in zwei Paketen: Bei Starter zahlt man 99 Euro für den Würfel und kommt ohne monatliche Gebühr aus. Die Zahl der Aktivitäten ist auf acht beschränkt. Mit dem Pro-Plan erhält man den Würfel für 49 Euro und zahlt 9 Euro pro Monat. Dann ist die Zahl der Aktivitäten unbeschränkt, und es gibt einen Export, zum Beispiel für die Rechnungsstellung.

Zwei Ergänzungen: Wenn es bloss darum geht, automatisch zu erfassen, wann man morgens an seinem Arbeitsplatz eintrifft und abends nach Hause geht, dann ist die Geofency-App (3 Franken für iOS) ein echter Geheimtipp: Sie registriert am iPhone automatisch Ankunfts- und Aufbruchszeit für alle häufig besuchten Orte. Für dieses Tracking wird der Akku kaum belastet, und die Daten werden auch nur lokal, auf dem Gerät, und nicht im Internet gespeichert.

Bitte jetzt nach Hause gehen!

Es ist sogar möglich, Benachrichtigungen einzurichten, beispielsweise, wenn man seine Soll-Arbeitszeit abgeleistet hat. Eine detaillierte Besprechung dieser App gibt es im Beitrag Die App fürs perfekte Alibi.

Manic Time (manictime.com) ist eine Alternative zu Rescue Time: Dieses Programm für Windows, Mac, Linux und Android kann auch per USB-Stick ausgeführt und auf beliebigen Computern genutzt werden. Die App zeichnet Programm- und Dokumentverwendung ganz ohne Cloud auf und macht sogar Screenshots, damit man nachträglich sehr einfach nachvollziehen kann, woran man gearbeitet hat. Über die Tags ist es auch relativ einfach, einen Arbeitsrapport zu generieren.

Manic Time ist in der Basisversion kostenlos. Die Pro-Variante mit Zusatzfunktionen wie Kategorien und Passwortschutz kostet 67 US-Dollar.

Dieses Programm führt Auswertungen durch und generiert sogar Stundenzettel. (Tagesanzeiger.ch/Newsnet)

Erstellt: 10.06.2018, 12:22 Uhr

Tipps und Tricks in Videoform

Was sind Ihre Anliegen?

In der Videoreihe «Digitale Patentrezepte» gibt Matthias Schüssler exklusiv für Tagesanzeiger.ch/Newsnet einmal pro Woche praxiserprobte Hilfestellung zur souveränen Bewältigung des digitalen Alltags.

Falls Sie ein Anliegen haben, das sich für die Behandlung in unserer neuen Rubrik eignen würde, dann unterbreiten Sie uns das bitte über die Kommentarfunktion oder schreiben Sie an matthias.schuessler@tages-anzeiger.ch.

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