Das Einmaleins für gute Sitzungen

Laut Befragungen sind viele Arbeitnehmende von Sitzungen genervt. Unser Jobcoach verrät, wie sich das ändern lässt.

Ziele, Ort oder Gruppengrösse: Sitzungsleiter sollten sich im Vorfeld einige Gedanken machen. Foto: Getty Images

Ziele, Ort oder Gruppengrösse: Sitzungsleiter sollten sich im Vorfeld einige Gedanken machen. Foto: Getty Images

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Woher haben Sitzungen ihren Namen? Weil sich viele Sitzungen wie Strafen anfühlen, die es abzusitzen gilt. Befragungen zufolge ist rund die Hälfte der Sitzungsteilnehmer unzufrieden. Sogar Führungskräfte sagen, dass die meisten Sitzungen umsonst sind. Aber nicht gratis, denn der damit verbundene Produktivitätsverlust geht ins Geld. Und doch unternehmen die wenigsten Firmen etwas dagegen. «Produktivität ist uns heilig», sagen die Businessmännchen. Doch in vielen Sitzungen entpuppt sich das als Businessmärchen.

Warum schaffen wir die Sitzungen dann nicht einfach ab, wie Elon Musk? Der Tesla-Chef verzichtet auf Meetings, solange es kein dringendes Problem gibt. Doch ganz so einfach ist es nicht. Sitzungen dienen schliesslich nicht nur dazu, zu informieren, zu entscheiden und Probleme zu lösen, sondern sie haben eine soziale Funktion. Menschen arbeiten gerne zusammen, und sie wollen wissen, mit wem sie es zu tun haben. Das geht nicht per E-Mail und auch nicht per Skype. Zudem leben wir nicht mehr im Industriezeitalter, wo einer die Anweisungen gibt und die anderen ausführen. Wir wollen keine Befehlsempfänger sein, wir wollen mitreden. Das ist gut für unsere Motivation und gut für unser Ego.

Wir kommen also um Sitzungen nicht herum. Aber wir müssen sie besser machen. Und das können wir auch – wenn wir das Einmaleins für gute Sitzungen befolgen.

Vor der Sitzung

Die Ziele
Wie lautet Ihr Ziel, und braucht es dazu wirklich eine Sitzung? Viele langweilige, überflüssige, unproduktive Sitzungen würden nicht stattfinden, wenn sich alle Sitzungsleiter diese Frage stellen würden. Denn viele Aufgaben lassen sich alleine besser lösen. Wenn ein Treffen wirklich nötig ist: Teilen Sie das Ziel – oder die Ziele – rechtzeitig mit, damit sich alle darauf einstellen und vorbereiten können. Menschen zeigen mehr Engagement, wenn sie wissen, wofür. Übrigens: Wenn immer nur der Chef oder die Chefin die Ziele festlegt, schwelt manches im Verborgenen. Stellen Sie ab und zu einen Zettelkasten auf, in den Anliegen für kommende Sitzungen anonym eingeworfen werden können.

Die Agenda
Kein Muss, aber vor allem für längere Sitzungen hilfreich: eine Sitzungsagenda, mit Traktanden, Zeiten, Namen der Verantwortlichen und wesentlichen Stichworten zu jedem Traktandum. Eine Agenda bietet während der Sitzung Orientierung. Aber vor allem zwingt sie Sie dazu, die Sitzung minutiös zu planen. Und Planung ist bekanntlich ein wesentliches Merkmal guter Arbeit, wie Sie hier nachlesen können. Auch Sitzungen ohne Agenda können funktionieren, Teammeetings etwa oder reine Informationstreffen. Aber nur mit klarem Ziel, klarem Zeitrahmen und souveräner Sitzungsleitung. Ansonsten wird drauflosgeplaudert.

Der Raum
Wählen Sie für Ihre Sitzung den richtigen Ort. Welchen, hängt vom Sitzungstyp und von der Unternehmenskultur ab. Fürs Teammeeting eines hippen Internet-Start-ups ist die Sofaecke passend. Für die Verwaltungsratssitzung einer Versicherung nicht. Die Form von Raum und Organisation formt auch die Gedanken, die darin entstehen. Wichtig: Das Sitzungszimmer sollte angenehm sein, aber nicht zu angenehm. Viele Firmen machen ihre hässlichsten Räume zu Sitzungszimmern. Da wollen dann alle schnell weg. Und das merkt man. Andere machen ihre schönsten Räume zu Sitzungszimmern. Da wollen dann alle länger bleiben. Auch das merkt man.

Die Teilnehmer
Eine perfekte Sitzung braucht Teilnehmer, nicht Zuschauer. Laden Sie also nicht einfach alle ein, sondern die, die etwas beitragen können und wollen. Wenn etwas entschieden werden muss, dann müssen die Entscheidungsträger dabei sein. Klingt selbstverständlich, ist aber leider oft nicht so. Bedenken Sie auch, dass Sitzungen vom individuellen Arbeiten abhalten. Laden Sie also nur zur Sitzung, wenn alle Teilnehmenden genug Zeit dafür haben. Langatmige Strategieworkshops, während sich die Pendenzen auftürmen? Qualvoll.

Die Gruppengrösse
Auch die Teilnehmerzahl sollte wohlüberlegt sein. Die passende Gruppengrösse hängt vom Sitzungstyp ab. Für reine Informationssitzungen gibts keine Obergrenze. Wenn aber gedacht, kommuniziert und kreiert werden soll, so wirds ab einem Dutzend schwierig. Probieren Sie auch einmal Sitzungen mit freiwilliger Teilnahme oder mit begrenzter Platzzahl. Wer freiwillig kommt, will etwas beitragen. Sind die Plätze knapp, so steigt das Bedürfnis, teilnehmen zu dürfen.

Der Zeitpunkt
Wissen Sie, warum Politiker ihre wichtigsten Sitzungen bevorzugt nachts abhalten? Oder warum Banker gerne Sitzungen um 06.30 Uhr ansetzen? Ich auch nicht. Jedenfalls nicht, weil das die besseren Entscheidungen gibt. Die optimale Zeit für Sitzungen liegt zwischen 9 und 17 Uhr. Aus biologischen, praktischen und sozialen Gründen.

Die Dauer
Die meisten Sitzungen werden unbedacht auf eine Stunde angesetzt. Terminieren Sie stattdessen 25 Minuten, oder 50, oder, wenns sein muss, 90. Vielleicht auch mal nur 15. Zeitdruck erhöht die Produktivität und vermindert Geplapper. Länger als anderthalb Stunden sollten Sitzungen nicht dauern, denn Kreativität und Konzentration lassen dann deutlich nach. Länger ist nur dann sinnvoll, wenn die Teilnehmer von weither anreisen müssen. Planen Sie bei langen Sitzungen genügend Pausen ein, am besten alle 50 Minuten für 10 Minuten.

Während der Sitzung

Die Sitzungsleitung
Sitzungen müssen geführt werden – selbst bei offiziell hierarchiefreien Versammlungen. Führung heisst aber nicht Diktatur. Behandeln Sie die Teilnehmer wie Erwachsene, dann verhalten sich diese auch so. Es ist weniger wichtig, von wem eine Sitzung geführt wird, als wie. Traditionellerweise führt der Chef oder die Chefin. Wenn Sie das sind: Geben Sie die Sitzungsleitung öfter mal ab, damit die anderen lernen können. Kein Muss, aber ein Soll: das Protokoll. Wenn die Sitzung ein wichtiges Ziel hatte (sonst hätten Sie sie ja nicht durchgeführt), dann lohnt sich die Mühe. Denn Menschen neigen dazu, das eben Diskutierte mit dem Schritt durch den Türrahmen zu vergessen.

Der Start
Beginnen Sie pünktlich und hören Sie pünktlich auf. Achten Sie auf eine gute Eröffnung. «Wir beginnen mit Traktandum eins» ist kein inspirierender Start. Erinnern Sie lieber an das gemeinsame Ziel und warum das Zusammenkommen wichtig ist. Sorgen Sie für eine offene, freundliche Atmosphäre.

Die Agenda
Folgen Sie der Agenda, aber unterwerfen Sie sich ihr nicht. Wenn ein wichtiges Traktandum etwas mehr Zeit braucht als geplant, fahren Sie damit fort. Wenn es viel mehr Zeit braucht, vertagen Sie es. Aber deklarieren und begründen Sie Ihre Entscheidung, und lassen Sie das Entgleisen der Agenda nicht zur Regel werden.

Die Regeln
Getränke ja, Essen nein. Ausser bei langen Sitzungen, aber auch da nur punktuell und nicht im Übermass. Prinzipiell gilt: Handy und Laptop bleiben in der Tasche, denn Whatsapp ist stark, und der Wille ist schwach. Tun Sie etwas gegen zivilen Ungehorsam: Zuspätkommen, Abgelenktsein, Teilnahmslosigkeit, Dominanzgebaren und unangemessene Ausdrucksweise. Klingt wie Primarschule? Genau, und deshalb sollten Sie wie eine gute Lehrerin reagieren: respektvoll und massvoll, aber rasch und konsequent. Sitzungen sind auf keinen Fall der Ort für individuelle Kritik, es sei denn, Sie wollen einschüchtern.

Die Gesprächsführung
Als Sitzungsleiterin oder Sitzungsleiter sollten Sie darauf achten, dass alle mitreden, nicht nur die Lauten. Erteilen Sie das Wort, oder lassen Sie alle der Reihe nach sprechen. Sprechen Sie klar und deutlich, nachvollziehbar, logisch und wertschätzend. Das kann man nicht einfach so, das muss man üben. Praktizieren Sie aktives Zuhören: verstehen, verarbeiten, antworten. Auch das braucht Übung.

Der Abschluss
Eine gute Sitzung braucht einen guten Abschluss. Jeder muss wissen, was zu tun ist. Alle Traktanden sollten erledigt, alle Fragen beantwortet sein – oder es sollte geklärt sein, warum sie offengeblieben sind und was in der Folge unternommen wird. Die Sitzung ist früher fertig? Alle sind zufrieden. Die Sitzung dauert länger? Alle sind sauer. Wer ohne Not überzieht, dem mangelt es an Planung. Oder an Respekt.

Die Sitzung ist fertig, Sie haben Ihre Ziele erreicht. Doch was ist das wichtigste Ergebnis? Nicht die Entscheidungen, nicht die Informationen – sondern die Stimmung, mit der die Sitzung endet. Davon hängt es ab, wie jeder für sich weiterarbeiten wird. Wer genervt und gedemütigt aus einer Sitzung kommt, arbeitet genervt und gedemütigt weiter. Deshalb sollte jede Sitzung zu einem emotional positiven, stimmigen Abschluss geführt werden. Dann gehen die Teilnehmenden motiviert und gut gelaunt zurück an ihre Arbeit. Und freuen sich vielleicht insgeheim schon auf die nächste Sitzung.

Erstellt: 21.11.2019, 09:53 Uhr

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