Das BFM hat systematisch gegen das Gesetz verstossen

Brisanter Prüfbericht: Die Eidgenössische Finanzkontrolle hat festgestellt, dass das Bundesamt für Migration gesetzwidrig einkauft. Das Amt ändert nun die Praxis.

«Zu wenig Wettbewerb geschaffen»: Eingang des Empfangs- und Verfahrenszentrums EVZ des Bundesamtes für Migration BFM in Basel.

«Zu wenig Wettbewerb geschaffen»: Eingang des Empfangs- und Verfahrenszentrums EVZ des Bundesamtes für Migration BFM in Basel. Bild: Keystone

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In den Jahren 2011 und 2012 hat das Bundesamt für Migration (BFM) 98 Prozent aller Beschaffungen freihändig vergeben. Das heisst, die externen Aufträge im Umfang von über hundert Millionen Franken wurden nicht ausgeschrieben. Das BFM holte vor einer Auftragsvergabe auch fast nie Konkurrenzofferten ein. Das zeigt die Eidgenössische Finanzkontrolle in einem Prüfbericht auf. «Es wird viel zu wenig Wettbewerb geschaffen», bilanziert sie.

Im Bericht gehen die obersten Kontrolleure mit dem BFM hart ins Gericht. Sie fordern das Amt auf, das «Beschaffungsgebaren» grundsätzlich zu überdenken. Bei Beschaffungen im Informatikbereich beträgt die Quote von freihändigen Vergaben sogar 100 Prozent. Die Folge: Hoflieferanten werden begünstigt und die fehlende Konkurrenz senkt den Kostendruck. «Ohne Vergleich von mehreren Offerten besteht das Risiko von zu hohen Preisen», sagt EFK-Direktor Michel Huissoud.

Kein Pflichtenheft, keine Offerte

25 Geschäfte im Umfang von knapp 50 Millionen Franken betrachtete die Finanzkontrolle eingehender. Bei den grössten Brocken – den freihändige Vergaben für die Betreuung und die Sicherheit in Asylunterkünften – hat das BFM bereits reagiert. Die neuen Aufträge wurden letzten Herbst nach einer öffentlichen Ausschreibung im Wettbewerb vergeben.

Viele der 25 genau geprüften Geschäfte stammen aus den Bereichen Informatik und Unternehmensberatung. Folgende Mängel stellte die Finanzkontrolle im Einzelnen fest:

  • Aufsplittung von Verträgen in mehrere kleine. So können die Schwellenwerte für Ausschreibungen, die das BFM gar nicht in Eigenregie durchführen dürfte, umgangen werden. Das BFM bemühte sich offenbar nicht einmal, die rechtswidrige Praxis zu verschleiern. «Die Vergabe der gestückelten Leistungen erfolgte manchmal zeitgleich mit mehreren Verträgen», steht im Bericht.
  • Bei fast keinem der geprüften Geschäfte liegt ein Pflichtenheft oder ein Aufgabenbeschrieb vor. Die EFK hält aber klar fest, dass Amtsstellen erst dann einkaufen dürfen, wenn das Bedürfnis vorgängig klar festgelegt worden ist. Da das BFM dies kaum gemacht hat, «ist die Schlussfolgerung naheliegend, dass die Auftragnehmer das Bedürfnis formulieren und das BFM die Steuerung des Projekts dem Beauftragten weitgehend überlässt», schreibt die Finanzkontrolle. Das führe «nicht zu einer wirtschaftlichen Beschaffung».
  • In einem Fall hat eine externe IT-Firma wohl sogar den Vertrag selber verfasst und einen Passus integriert, wonach sie sich vorbehalte, «allfällige Änderungen in Rechnung zu stellen». Tatsächlich kam es bei diesem Geschäft zu einem Nachtrag. Die EFK hält fest: «Es scheint, dass ohne zu erbringende Mehrleistung eine massive Besserstellung – zum Nachteil des Bundes – des Beauftragten erfolgt ist.»
  • In einem weiteren Fall hat eine Firma in einem bereits unterschriebenen Vertrag handschriftliche Ergänzungen vorgenommen. Bei einem anderen Vertrag fehlt die dazugehörige Offerte.

Anstoss für die Prüfung waren Unregelmässigkeiten bei der Vergabe von Beratungsaufträgen für die Reorganisation des BFM, die im Frühling 2012 bekannt wurden. Für EFK-Direktor Huissoud ist die Situation im Migrationsamt «leider nicht aussergewöhnlich». In zu vielen Ämtern seien solche Regelverstösse festzustellen, sagt er.

BFM ändert die Praxis

Das BFM betont auf Anfrage, man habe den Handlungsbedarf erkannt und bereits letztes Jahr Massnahmen ergriffen. So habe das Amt etwa eine neue Weisung zum Beschaffungswesen erlassen und ein elektronischen Vertragsmanagementsystem eingeführt. Zudem sei die amtsinterne Beschaffungsstelle um eine Person aufgestockt worden. Im Informatikbereich sei eine grosse Ausschreibung in Planung. Es würden «fast alle Aufträge, welche heute freihändig vergeben sind, neu offen ausgeschrieben». Bestehende Verträge, die über 2015 hinausgehen, sollen aufgehoben werden.

Personalrechtlich Konsequenzen haben die Befunde aus dem EFK-Bericht nicht. Das BFM bestreitet zudem einen finanziellen Schaden. Man habe «sichergestellt, dass marktkonforme Preise verrechnet wurden». Wie dies garantiert wird, erklärt das BFM allerdings nicht. (Tagesanzeiger.ch/Newsnet)

Erstellt: 04.04.2014, 18:08 Uhr

Informatik der Berner Kantonsverwaltung ist zu teuer

Die Kosten der Informatik in der Berner Kantonsverwaltung könnten um 24 Millionen Franken pro Jahr gesenkt werden. Zu diesem Schluss kommt ein unabhängiger Expertenbericht, den der Regierungsrat in Auftrag gegeben hat.

Für die Einsparung der Informatikkosten um 14 Prozent schlagen die Experten standardisierte Lösungen und eine stärkere Zentralisierung vor, wie der Regierungsrat mitteilte. Zunächst wären aber einmalige Investitionen von 20 bis 45 Millionen Franken nötig.

Das mit der Erstellung des Berichts beauftragte Beratungsunternehmen AWK empfiehlt 46 Massnahmen zur Senkung der Informatikkosten. Das Optimierungspotenzial für die Informatik in der Kantonsverwaltung bezeichnen die Berater als erheblich.

Übergreifende Strategie nötig

Unter anderem sei es zwingend, dass der Kanton eine übergreifende Informatik-Strategie ausarbeite. Die unabhängige Prüfung habe «substanzielle Defizite in der strategischen Führung der Informatik» aufgezeigt. Dies habe etwa zur Folge, dass direktionsübergreifende Synergien noch zu wenig genutzt würden.

Eine strategische Führung durch den Regierungsrat oder ein anderes Organ sei de facto nicht existent oder erfolge nur im Rahmen von Einzelvorhaben, heisst es im Bericht. Von aussen betrachtet scheine es, dass auch grössere Vorhaben etwas orientierungslos geführt würden und nicht in einen Gesamtkontext eingebunden seien.

Hinsichtlich der Verteilung der Informatik-Aufwände sei nur eine geringe Transparenz vorhanden, schreiben die Berater weiter. Eine effiziente finanzielle Steuerung der Informations- und Kommunikationstechnologien (ICT) sei somit nicht möglich.

Das Beratungsunternehmen empfiehlt dem Kanton aber nicht nur Verbesserungen in der Führung und Organisation der Informatik, sondern unter anderem auch im sogenannten Umsetzungscontrolling oder in der Weiterentwicklung der «ICT-Landschaft». (sda)

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