So werden Ihre Mails gelesen

Schluss mit biederen Anreden und unsinnigen Weiterleitungen: Unser Jobcoach verrät, was eine perfekte E-Mail ausmacht.

Im gefluteten Postfach positiv auffallen? Schwierig, aber nicht unmöglich! Foto: iStock

Im gefluteten Postfach positiv auffallen? Schwierig, aber nicht unmöglich! Foto: iStock

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Mein erstes Mal war 1995, im Computerlabor. Wir waren ungestört, voller Vorfreude. Inspiriert von euphorischen Berichten wollten wir es endlich selber tun. Nach ein paar technischen Anlaufschwierigkeiten war es dann so weit: Wir waren verbunden. Was für ein Glücksgefühl! Wenig später klickte ich auf «Senden»: Meine erste E-Mail war verschickt. Die Möglichkeiten schienen grenzenlos. Kommunikation mit jedem, überall, sofort, gratis. Ein Menschheitstraum, Wirklichkeit geworden.

25 Jahre später sind E-Mails ein Albtraum. Eine Aufgabenliste, die sich ständig selber befüllt. Wir hetzen und hecheln und werden nicht fertig. Schon nach der nächsten Sitzung, nach dem Wochenende, nach einem Tag auswärts ist die Inbox wieder voll. Viele von uns verbringen die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit dem Beantworten von E-Mails, manche noch mehr. E-Mailen ist schwieriger, als man meint. Drei zutiefst menschliche Eigenschaften lassen uns dabei scheitern: Wir sind kognitiv sparsam, folgen gerne unseren Impulsen und verfügen über ein starkes Mitteilungsbedürfnis.

Briefpapier wirkte da wie ein Filter: Man überlegte zweimal, ob man etwas zu sagen hatte, gab sich beim Schreiben mehr Mühe und hatte Zeit, es sich noch mal zu überlegen, bevor man das Couvert einwarf.

Die E-Mail-Grundregeln

Wir müssen nicht zurück zum Papier. Aber wir müssen E-Mails weniger schrecklich machen. Erinnern wir uns also an einige Grundregeln – und verpassen ihnen ein Update für die 20er-Jahre.

Menge:
Keiner freut sich über noch mehr Mails. Sie müssen also davon ausgehen, dass Ihre E-Mail zunächst ein negatives Gefühl auslösen wird. Doch das ist Ihre Chance: Wenn Sie nur dann mailen, wenn es notwendig ist und wenn Ihre Mail gut geschrieben ist, so fallen Sie positiv auf. Sie vermindern den Stress der anderen – und empfehlen sich als rücksichtsvolle Person.

Empfänger:
E-Mails verlieren an Wirkung, wenn sie an mehrere gehen. Wer etwas tun muss, gehört ins «An»-Feld, nicht ins «CC». Wenn Sie als Gruppe eine Entscheidung herbeiführen wollen, dann organisieren Sie besser eine kurze Sitzung (hier erfahren Sie wie). Wenn sich mehr als zwei Leute Mails hin und her schicken, wirds schnell unübersichtlich. Und noch was zum CC: In manchen Firmen wird diese Funktion missbraucht. Zur Absicherung, zur Selbstdarstellung oder um Adressaten unter Druck zu setzen. Tun Sie das nicht.

Betreff:
Der Betreff ist Ihr Aushängeschild. Machen Sie anderen das Leben leichter – mit einem knappen, aussagekräftigen Betreff, damit man sofort weiss, worum es geht. Das hilft später auch bei der Suche.

Anrede:
Geschmackssache. Ich empfehle «Sehr geehrte/r», oder «Liebe/r». Wenn Sie jemanden aber weder ehren noch lieben wollen, reicht auch ein «Hallo» oder «Grüezi». Vermeiden Sie das ungelenke «Guten Tag, Herr Fichter», das ist schrecklich bieder.

Verständlichkeit:
Das Wichtigste überhaupt ist, dass Ihre E-Mail verständlich geschrieben ist. Dabei gilt erstens: Erst überlegen, dann schreiben. Zweitens: Einfache Wörter, kurze Sätze, logischer Aufbau. Als würden Sie Ihrem Grosi das Smartphone erklären. Drittens: Warten Sie ein paar Minuten, dann lesen Sie es noch mal.

Länge:
«Zwei, maximal drei Sätze», sagen Produktivitätsgurus. Das ist unrealistisch. Sie haben sich entschieden, dass Sie etwas mitzuteilen haben, also stehen Sie dazu. Viel wichtiger als die Anzahl der Zeichen ist die Anzahl Minuten, die zur Bearbeitung gebraucht wird. Eine zu kurze Mail, die vieles offen lässt, führt zu Ratlosigkeit – und zum Pingpong.

Stil:
In Stilfragen wird oft gesagt, man solle seine Persönlichkeit einbringen. Eine persönliche Note ist auch in Mails o.k., solange sie die Botschaft unterstreicht und nicht übertönt. Dabei sollte der Ton lieber zu kühl sein als zu warm. Viel wichtiger als der Stil ist aber die...

Rechtschreibung:
Wer fehlerfrei schreibt, wirkt intelligent, sorgfältig und respektvoll.

Emotionalität:
Per E-Mail kann man fast alles übermitteln, aber nicht alles kommt gut an. Wer mit Wut im Bauch eine Mail beantwortet, sollte lieber tief durchatmen, die Mail wieder schliessen und sie ruhen lassen, am besten über Nacht. Meist verfliegt das Bedürfnis zu kontern, und es stellt sich die Genugtuung ein, der Gescheitere zu sein. Und wenn nicht, so antwortet es sich mit kühlem Kopf souveräner.

Verabschiedung:
Früher genügte ein «CU», heute sind die «freundlichen Grüsse» Standard. Die sind gut für erstmalige oder einmalige E-Mails. Bei Sympathie kann der oder die Ranghöhere auf «beste Grüsse» wechseln oder, liebenswürdig, auf «herzliche Grüsse». Das bringt etwas Wärme in den kalten Büroalltag. Ihnen ist schon warm genug? Dann tut es auch ein barscher «Gruss».

Senden:
Das letzte Wort ist getippt, also schnell abschicken! Halt. Warten Sie. Minimieren Sie das Fenster und machen Sie eine Minute Pause. Das sollten Sie sowieso tun, um Ihre Muskeln und Ihre Gedanken zu entspannen. Noch besser erstellen Sie im Mailprogramm eine Regel, die jede Mail zwei Minuten zurückhält. Suchen Sie dazu im Internet nach «delay sending email». Sie werden staunen, wie oft Sie die gerade verfasste Mail noch mal öffnen werden – z.B., weil Sie an das vergessene Attachment denken oder eine zu impulsiv geschriebene Formulierung etwas abmildern möchten.

Signatur:
Mailsignaturen werden heute gerne mit allerlei Brimsbrams aufgebläht. Zum Beispiel, dass man die E-Mail sofort löschen solle, wenn man nicht der richtige Empfänger sei. Meine Empfehlung: Bleiben Sie bei den wirklich nützlichen Infos: Name und Kontaktangaben und allenfalls ein Link zur Firmenwebsite.

Abwesenheitsmeldung:
Schreiben Sie nicht, dass Sie meine E-Mail nach Ihrer Rückkehr beantworten werden. Davon gehe ich nämlich aus. Teilen Sie mit, wann Sie zurückkommen und ob ich mich während Ihrer Abwesenheit an jemand anderen wenden kann.

Automatisierte E-Mails:
Auch Bestätigungs-E-Mails nach Anmeldungen, Bestellungen oder Befragungen sind E-Mails. Irgendwie scheinen diese immer von Nerds formuliert zu werden: «Ihre Daten wurden erfasst» stimmt natürlich, aber trotzdem sind das nicht die richtigen Worte.

Wie sehr wir unter E-Mails leiden, hängt davon ab, wie wir damit umgehen. Es klingt zwar paradox, aber wenn wir weniger Zeit mit E-Mails verschwenden wollen, so müssen wir uns dafür mehr Zeit nehmen. Denn nicht die Geschwindigkeit zählt, mit der wir eine E-Mail schreiben, sondern die Arbeit, die wir damit auslösen.

Üben Sie das doch gleich mal. Schreiben Sie eine E-Mail entlang dieser Regeln und empfehlen Sie den Artikel zur Lektüre. An alle, ausnahmsweise.

Erstellt: 29.01.2020, 12:11 Uhr

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