Nein, bitte nicht schon wieder eine dröge Sitzung

Kalender voll, null Zeit, viel Leerlauf: Über den Meetingwahnsinn, die schlimmsten Teilnehmer und die grössten Fehler.

Die Diskussion dreht sich seit einer halben Stunde im Kreis, am Ende der Konferenz geht jeder frustriert zurück zu seinem Schreibtisch. Foto: iStock

Die Diskussion dreht sich seit einer halben Stunde im Kreis, am Ende der Konferenz geht jeder frustriert zurück zu seinem Schreibtisch. Foto: iStock

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Irgendwann werden die Lider schwer, der Blick schweift aus dem Fenster oder aufs Handy und die Gedanken sonst wohin – nur weg von dem, was der Kollege oder die Chefin gerade sagt. Die Diskussion dreht sich ohnehin seit einer halben Stunde im Kreis, es reden immer nur dieselben Leute, und selbst die wiederholen sich. Am Ende geht jeder ohne Ergebnis zurück an seinen Schreibtisch und ärgert sich, dass er länger bleiben muss, um die liegen gebliebene Arbeit zu erledigen.

Über 20 Stunden verbringen europäische Arbeitnehmer jeden Monat in Sitzungen, hat eine Studie des Unternehmens Sharp ergeben. Mehr als die Hälfte von ihnen finden die Sitzungen langweilig. Da scheinen auch all die Alternativbezeichnungen wie Jour Fixe, Bar Camp und Get together, die weniger nach verstaubten Sitzpolstern klingen sollen, nichts zu helfen. Hat die Meetingkultur ausgedient? Oder sind wir einfach nur unfähig, gemeinsame Zeit sinnvoll zu nutzen?

Immer wieder fordern Coaches und Buchautoren, Meetings komplett abzuschaffen. Andere Ratgeber versprechen «Lösungen für erfolgreiche Besprechungen», «Sprint-Meetings statt Marathon-Sitzungen» oder geben Tipps, wie berufliche Treffen «effizienter», «lebendiger» oder «erfolgreicher» werden. Das Problem wurde offenbar erkannt.

Die Teilnehmer beschweren sich, verlieren sich in Details oder beteiligen sich überhaupt nicht.

«Gar keine Meetings mehr abzuhalten, funktioniert natürlich nicht», sagt Nale Lehmann-Willenbrock, Arbeits- und Organisationspsychologin an der Universität Hamburg. Denn die Grundidee sei ja eine gute: Man setzt sich zusammen, um ein Problem zu diskutieren und kommt gemeinsam auf bessere Lösungen als alleine.

Früher sagte der Chef, wo’s langgeht. Das machte die Entscheidungen zwar nicht besser, aber lange Abstimmungsprozesse überflüssig. Heute sind Unternehmen in weiten Teilen auf Beteiligung ausgerichtet, die Mitarbeiter können und sollen mitbestimmen. «Ich denke, jeder will mitreden und mitentscheiden. Da ist Abstimmung einfach erforderlich», sagt Lehmann-Willenbrock. Deshalb würden es auch immer mehr Meetings und nicht weniger. Zudem verhindern sie «Cc»-Chaos und «AW: AW: AW»-Eskalationen in E-Mails.

Doch die Arbeitspsychologin hat auch einen «hohen Anteil von destruktiven oder nicht ganz so produktiven Verhaltensweisen» beobachtet, der in Meetings weitverbreitet sei: Die Teilnehmer beschweren sich, verlieren sich in Details oder beteiligen sich überhaupt nicht.

«Eigentlich ist Zeitverschwendung ein rotes Tuch in der Industrie, doch merkwürdigerweise ist das sozial akzeptiert, sobald man in einer Besprechung sitzt», sagt Lehmann-Willenbrock. Das führe wiederum dazu, dass viele Teilnehmer nur physisch anwesend sind – und die anderen entsprechend verärgert. In einer Studie hat die Psychologin ausserdem gezeigt: Die meisten Meetings fangen mindestens fünf Minuten später an. «Und das nervt dann die Leute, die pünktlich sind.»

Die Disziplin bei virtuellen Meetings ist grösser als bei rein analogen.

Studien zufolge dauern Meetings typischerweise eine Stunde. «Ist das der ideale Zeitraum, um zu guten Entscheidungen zu kommen?», fragt Psychologin Lehmann-Willenbrock und antwortet gleich selbst: «Nee, das liegt einfach daran, dass viele Unternehmen Outlook nutzen und dort ist die Default-Einstellung eine Stunde, wenn man einen Termin anlegt.»

Microsoft nutzt deshalb ein Tool, das den Terminkalender seiner Nutzer kennt und ihnen vorschlägt, keine ganze Stunde für die Besprechung anzusetzen, wenn ohnehin schon viele Termine anstehen. «Könnte das Meeting auch nur 45 Minuten dauern?», fragt das Programm dann höflich.

Unternehmen werden globaler, Teams arbeiten teilweise von mehreren Kontinenten aus gemeinsam an Projekten, da kann man sich nur selten an einen Tisch setzen. Doch die zwischengeschaltete Technik muss kein Nachteil sein. «Ich habe aus Gesprächen mit Unternehmen den Eindruck, dass die Disziplin bei virtuellen Meetings grösser ist als bei rein analogen», sagt die Soziologin Annika Schönauer von der Forschungs- und Beratungsstelle Arbeitswelt in Wien.

Wer ein Meeting mit anwesenden und abwesenden Kollegen plane, müsse es inhaltlich besser vorbereiten, um alle einzubeziehen. «Gerade wegen dieses höheren Aufwands läuft die Besprechung tendenziell strukturierter ab.» Ausserdem steige die Chance, dass es weniger um Befindlichkeiten, sondern mehr um die Sache geht, wenn sich nicht alle in die Augen schauen. «Das muss nicht immer ein Vorteil sein, aber wenn es um die Effizienz geht, ist es das durchaus.»

Google-Boss Larry Page hat Sitzungen mit mehr als zehn Teilnehmern verboten.

Ein Gerät, das dagegen oft eher stört, ist das Handy. «Wenn jemand auf dem Handy rumtippt, dann fragen sich alle: Was macht der da? Schreibt der Whatsapp-Nachrichten mit der Familie?», sagt Lehmann-Willenbrock.

Handynutzung in Meetings sei nicht nur unhöflich, sondern auch ein Warnsignal an die Leitung. «Denn das heisst: Es stimmt etwas nicht mit dem Meeting.» Deshalb frage sie in ihren Vorlesungen, wenn Studierende anfangen, mit den Handys zu spielen, warum das Thema gerade so langweilig ist. Im Arbeitskontext helfe nur eines: gemeinsame Spielregeln.

Auch die ganz Grossen haben Meetingregeln aufgestellt. Google-Boss Larry Page hat Sitzungen mit mehr als zehn Teilnehmern verboten. Ausserdem müssen alle etwas sagen, sonst sollen sie gar nicht erst kommen.

Amazon-Chef Jeff Bezos fordert, dass wichtige Konferenzen nur vormittags zwischen zehn und zwölf Uhr stattfinden. Später am Tag könne er nicht mehr so gut nachdenken, sagte er mal. Ausserdem hat auch er eine Höchstgrenze für die Teilnehmerzahl: Alle müssen zusammen von zwei Pizzen satt werden. Damit liegt Bezos – das dürften alle Büromenschen wissen, die mal einen Kuchen mit in ein Meeting gebracht haben – im Zweifel weit unter den von Page geforderten zehn Personen.

Erstellt: 02.10.2019, 12:21 Uhr

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