Ups, das sollte nicht an alle gehen!

Ein Mitarbeiter der US-Botschaft in Canberra hat versehentlich zur Pyjama-Party eingeladen. Wie Sie mit Mail-Pannen im Job umgehen.

Versehentlich «Alle antworten» geklickt? Dann müssen Sie jetzt zu Ihrer Kritik stehen. Foto: iStock

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Ein Mitarbeiter der US-Botschaft im australischen Canberra hat zur Party geladen. Genauer gesagt: zur Katzen-Pyjama-Party. Wer die Einladungsmail erhalten hat, ist unbekannt. Im digitalen Adressbuch einer Botschaft stehen etwa Diplomaten, Politiker, Lobbyisten. Unter dem Betreff «Meeting» dürfte also der ein oder andere Vertreter dieser Gruppen ein Bild von einer Katze im blauen Plüschanzug bekommen haben. Auf dem Schoss einen Teller mit Keksen.

Der Absender der Nachricht findet das vermutlich nicht lustig. Der neue Mitarbeiter der US-Botschaft hatte bloss die Newsletter-Funktion ausprobieren wollen. Warum er auf «Absenden» gedrückt hat, warum er nicht einfach «Test» in das Textfeld geschrieben hat, er fragt sich das sicherlich selbst, nachdem Kollegen in der US-Botschaft in Neuseeland sich im Netz über die Katzenmail kaputtgelacht haben. Ein super Einstand. Es hätte aber schlimmer kommen können.

Das Krümelmonster steht sinnbildlich für den Albtraum vieler Büroarbeiter, die es mit Mailinglisten und Verteilern zu tun haben. Die Felder «Antworten», «Allen antworten» und «weiterleiten» stehen nah beieinander. Je nach Voreinstellung kann auch die einfache Antwort wieder an alle Adressen auf der Liste gehen. Ein einfaches «Danke, Schatz» kann auf diese Weise eine geheime Affäre auffliegen lassen. In den allermeisten Fällen sind die anderen Empfänger aber einfach nur genervt. Und das kann Folgen haben.

Massenmail legt Bundestagsserver lahm

Fast schon legendär ist der Fall von «Babette», einer Mitarbeiterin in einem Wahlkreisbüro der deutschen Grünen in Karlsruhe. Die Infostelle des Bundestages schickte ihr Anfang 2012 eine E-Mail. Die Neuauflage des Kürschner-Handbuchs zu «Gesetzlichen Grundlagen, Geschäftsordnungen. Deutscher Bundestag – Bundesrat – Bundesregierung» sei da. Babette schrieb ihrer Kollegin in Berlin. «Liebe Britta, wenn Ihr Euch eindeckt, bringt Ihr mir eins mit? Danke und herzliche Grüsse». Statt weiterleiten, klickte sie auf «Allen Antworten» – und erreichte weit mehr als 4000 Abgeordnete und ihre Mitarbeiter.

Weil sich die ersten aufregten, die nächsten sich lustig machten und alle dabei immer wieder allen antworteten, legte die Ketten-Massenmail vorübergehend den Mailserver des Bundestags lahm. E-Mails trafen mit halbstündiger Verspätung ein – und zwar nicht nur die mit dem Betreff: «AW: Kürschners Handbuch Gesetzliche Grundlagen, Geschäftsordnungen».

Ein Konfliktexperte rät zur Offensive

Auch Kommunikationsexperten sind vor dem Fehlklick mit Folgen nicht sicher. Als Beispiel kann der Journalist Ed Finn herhalten. Als beim «Wall Street Journal» Mitarbeiter entlassen wurden, war Finn Präsident und leitender Redakteur des amerikanischen Magazins Barron's. Die beiden Medien gehören zum gleichen Mutterverlag. In einer Mail an die Belegschaft wurde im Jahr 2016 den Wall-Street-Journal-Kollegen ein Angebot gemacht. Wer freiwillig gehe, bekomme das 1,5-fache der vereinbarten Abfindung. Finn bekam diese Mail und schrieb zurück: «Wenn es bei Barron's nächste Woche nur das Standard-Paket gibt, könnte das Probleme bereiten.» Seine Antwort an «Almar, John, Mike» erreichte die ganze Belegschaft. Die hatte bis dato nichts von weiteren Entlassungen gewusst.

Vor dem Senden die Empfänger-Zeile checken. Das ist die erste Regel.

Böse Folgen kann eine Massen-Mail auch haben, wenn der Absender nicht die Blindcopy-Option nutzt. Mailadressen, die in der BCC-Zeile eingetragen werden, sind für die Empfänger nicht sichtbar. Stehen sie in der CC-Zeile (Carbon Copy, zu Deutsch: Durchschrift) liegen sie offen – bei privaten Mailadressen von Kunden ein absolutes Tabu. Die Daten sind hochsensibel. Arbeitsrichter können in solchen Fällen trotzdem nachsichtig sein. Der Arbeitgeber muss beweisen, dass sein Mitarbeiter vorsätzlich oder zumindest grob fahrlässig gehandelt hat, wenn er ihn abmahnen oder gar kündigen will.

Vor dem Senden die Empfänger-Zeile checken. Das ist die erste Regel, um peinliche Fehler und grossen Ärger zu vermeiden. Die zweite heisst: runterscrollen vor dem Weiterleiten. Denn schnell ist vergessen, was im Hin und Her des Mailverkehrs schon alles besprochen wurde. Da will man nur die aktuelle Nachricht übermitteln und im Rattenschwanz werden brisante Informationen und Getratsche weitergeschickt. Das kann peinlich werden.

Eigentlich sollte gelten: Was keiner lesen soll, sollte gar nicht erst geschrieben werden.

Und wenn es doch passiert? Mediator Hendrik Fenz rät zur sympathischen Offensive. Denn Ausreden helfen sowieso nicht mehr. Die Kritik am Chef, die Lästerei über den Kollegen, die unliebsame Info über Budgetkürzungen etwa – sie ist nun mal im Firmennetzwerk. «Wenn Sie Ihren Fehler selbst bemerken und nicht alle Mitglieder des Verteilers persönlich erreichen können, schicken Sie eine zweite Mail», rät der Konfliktlösungsexperte. Darin sollte nicht nur eine Entschuldigung stehen, sondern auch erklärt werden, wie die Mail zustande kam und welches Anliegen dahinter steht. Auf Betroffene gehe der Absender besser direkt zu.

Kollegen sollten den Absender warnen

Fenz weiss auch Fälle zu berichten, in denen der Absender seinen Fehltritt nicht selbst bemerkt hat. «Da kann man nur hoffen, dass Kollegen einen darauf ansprechen», sagt Fenz. Steht der Vorgesetzte direkt und mit hochrotem Kopf selbst in der Tür, sei das auch eine Chance. «Ich würde das Schlechte im Guten sehen und sagen: Die Art und Weise meiner Kritik tut mir leid, aber in der Sache geht es mir um Folgendes», schlägt Fenz vor. Denn eine empörte E-Mail habe ja immer auch einen Grund.

Weil sich nichts im Büro so schnell verbreitet wie Lästereien und Gerüchte, sollte eigentlich jedoch gelten: Was keiner lesen soll, sollte gar nicht erst geschrieben werden.

Im Fall des amerikanischen Botschaftsmitarbeiters hat ein anderer die Entschuldigung übernommen. Ein Sprecher gab den Katzenpartymuffel – ganz diplomatisch. Es tue ihm leid, die Vorfreude enttäuschen zu müssen, schrieb er in einer zweiten Mail. Aber so ein Event sei nicht die Kernkompetenz der Botschaft. In Zukunft soll ein Kontrollsystem solche Einladungen verhindern. Ein Katzenjammer.

Erstellt: 17.10.2018, 18:34 Uhr

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