Bundesverwaltung gibt das Festnetztelefon auf

Künftig telefonieren alle Bundesangestellten per Mausklick über den Computer. Der Technologiesprung bringt Einsparungen in Millionenhöhe, könnte aber auch viele überfordern.

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Im letzten Jahr testeten 400 Angestellte der Bundesverwaltung, was ab April 2013 auf alle 37'000 Mitarbeiter zukommt: Kopfhörer mit Mikrofon statt Telefonhörer, die Nummer wählt man per Mausklick aus einem Verzeichnis. Eine Präsenzanzeige macht deutlich, ob der gewünschte Gesprächspartner aus der Bundesverwaltung erreichbar ist. Es geht um den Abschied von der klassischen Festnetztelefonie.

Das Telefonsystem der Bundesverwaltung ist veraltet: Es wurde Mitte der Neunzigerjahre in Betrieb genommen und kann heute nicht mehr wirtschaftlich betrieben werden. Künftig sollen die Telefonsignale via Internet über das IP-Netzwerk übertragen werden, an das der Mitarbeiter über seinen Computer am Arbeitsplatz angeschlossen ist. Bis Ende 2015 sollen alle Arbeitsplätze des Bundes aufgerüstet sein.

Heimarbeit wird einfacher

Für das Grossprojekt hat der Bundesrat 2011 einen höheren zweistelligen Millionenbetrag veranschlagt. Am 1. März hat das Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) eine Ausschreibung via Beschaffungsplattform Simap.ch publiziert, in der nach Anbietern für die entsprechenden Software- und Supportlösungen gesucht wird. Ende April lief die Frist ab. Der Bund hofft, durch den Wegfall der bestehenden Infrastruktur jährliche Einsparungen von rund 6 Millionen Franken zu erzielen.

Mit der Neuerung kommen erhebliche Veränderungen auf das Bundespersonal zu. «Wir reden hier von einem Technologiesprung, vergleichbar mit der Einführung des Internets oder des E-Mails», sagt Anand Jagtap vom Eidgenössischen Personalamt. Die Vision hinter dem Projekt: Die Mitarbeitenden sollen künftig in der Lage sein, unabhängig von Standort und Gerät zu arbeiten und zu kommunizieren. Dabei werden mit der Integration von Telefonie, Mail, Videokonferenz und anderen Funktionen völlig neue Formen der Zusammenarbeit möglich werden. So können Angestellte, die zu Hause oder unterwegs arbeiten, künftig auf Dokumente zugreifen, die gleichzeitig auch andere im Team bearbeiten («Shared Desktop»).

Kadermitarbeiter begeistert

Der Bund glaubt, damit dem wachsenden Bedürfnis nach Heimarbeit und mobilem Arbeiten gerecht zu werden. «Wir können nun Lösungen anbieten, mit denen sich Privatleben und Arbeit viel besser vereinbaren können», sagt Jagtap. Die flexibleren Arbeitsformen werden die Personalführung umkrempeln: «Die Vorgesetzten werden künftig stärker mit Zielvereinbarungen arbeiten müssen», sagt Jagtap. Die Herausforderung: Die direkte Kontrolle wie bisher wird verunmöglicht, wenn die Arbeit ortsunabhängig verrichtet wird.

Im Pilotversuch zeigten sich vor allem Kadermitarbeiter begeistert: «Sie haben sich auf die neuen Funktionen geradezu gestürzt», sagt Dieter Klemme, der beim Informatiksteuerungsorgan Bund (ISB) die Umsetzung des Projekts leitet. Besonders rege nutzten die Chefs die Funktion Videokonferenz: Diese erlaubt es ihnen, sich etwa vom Hotelzimmer im Ausland aus per Mausklick in die Kadersitzung einzuschalten oder eine Abteilungssitzung mit den Mitarbeitenden im Tessin durchzuführen, ohne dass diese nach Bern kommen müssten.

Alte Telefonie ist sicherer gewesen

Ebenfalls beliebt: SMS, E-Mail und eingegangene Telefonanrufe werden zentral gesammelt und können von überall her abgerufen werden. Nach der anfänglichen Euphorie gab es aber auch Kritik: Von Problemen beim Betrieb oder mangelnder Sprachqualität war die Rede, so Klemme.

Klemme ist zuversichtlich, diese Kinderkrankheiten rechtzeitig auszumerzen. Er räumt jedoch ein, die neue Technologie habe nicht nur Vorteile: «Die Verfügbarkeit und Beständigkeit ist kleiner als bei der klassischen Festnetztelefonie», sagt der IT-Spezialist. Wenn das Netzwerk ausfällt oder der Computer aus ist, ist nichts mit Telefonieren. Die alte Telefonie sei da sicherer gewesen. Zumal die Stromversorgung über das Kabel lief.

Wer nicht zurechtkommt, bekommt ein neues Telefon

So einleuchtend die Vorteile des Systemwechsels sind: Fraglich ist, ob auch ältere und weniger computerbegeisterte Bundesangestellte mit der neuen Technologie zurechtkommen. Klemme rechnet damit, dass sich gut ein Drittel der Beschäftigten schwertun dürfte. «Wir wollen das neue Kommunikationssystem deshalb so ausgestalten, dass eine konventionelle Arbeitsweise weiterhin möglich ist», sagt er. Konkret heisst das: Wer mit dem neuen System nicht zurechtkommt, bekommt ein neues Telefon, das aussieht wie das alte – und auch das herkömmliche Wählen der Telefonnummer erlaubt.

Erstellt: 18.06.2012, 06:27 Uhr

Der Bund arbeitet an einer bneuen iPhone-Strategie

Es war ein schwerer Schlag für die Apple-Fans in der Bundesverwaltung: Vor rund zwei Jahren verbot der damalige Finanzminister Hans-Rudolf Merz die Einführung neuer iPhones bei den Angestellten des Bundes – in einzelnen Verwaltungseinheiten sammelte der Appenzeller gar Geräte wieder ein.

Mittlerweile ist die Verwendung von Smartphones zwar erlaubt – allerdings nur unter strengen Auflagen: So dürfen Mitarbeitende bloss vom Bund zur Verfügung gestellte Geräte verwenden, und als vertraulich klassifizierte Dokumente können auf den Handys weder gespeichert noch bearbeitet werden. Im Einsatz stehen etwa 6000 internetfähige Geräte, davon 5000 iPhones. Tendenz stark steigend.

Entschärft ist das Problem damit allerdings nicht. Denn die Angestellten möchten ihre privaten Smartphones zunehmend auch bei der Arbeit verwenden können. «Wir arbeiten an einer solchen Strategie. Sicherheitsanforderungen und die Wünsche des Personals klaffen aber noch auseinander», sagt Dieter Klemme vom Informatiksteuerungsorgan Bund (ISB). Er hofft, einen Weg zu finden, dass Mitarbeitende bis etwa 2015 ihre eigenen Geräte ans Netz der Bundesverwaltung anschliessen können.

Geld spart der Bund damit kaum: Er gibt zwar weniger für die Beschaffung neuer Smartphones aus, dafür steigen die Kosten für den Support, da die Gewährleistung der Sicherheit aufwendiger wird.

Nicolas Mayencourt, Chef der Berner IT-Sicherheitsfirma Dreamlab, begrüsst die neue Strategie des Bundes: «Es bringt nichts, sich dem Fortschritt zu versperren.» Als der Bundesrat vor zwei Jahren das iPhone-Verbot aussprach, übte der Sicherheitsexperte scharfe Kritik: Wolle ein Arbeitgeber das iPhone verbannen, würden Angestellte versuchen, ihre Geräte mittels selbst gebastelter Anschlüsse in die Geschäftsinfrastruktur zu integrieren. «Das ist das grösste Sicherheitsrisiko», so Mayencout.

Der Sicherheitsexperte betont, dass auch mit der offenen Strategie erhebliche Restrisiken bestünden. So könnten über Smartphones Trojaner und andere Internetschädlinge in das Bundesnetz eingeschleppt werden. «Es braucht deshalb ein intensives Monitoring, um Netzwerkanomalien rasch zu identifizieren und betroffene Geräte gegebenenfalls zu isolieren. Noch allerdings fehlen dem Bund die Infrastruktur und das Know-how dazu», meint Mayencourt.

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