«Wir sind das Gedächtnis des Kantons Zürich»

Archivar Beat Gnädinger sagt, warum das Staatsarchiv Zürich in Zeiten der papierlosen Verwaltung mehr Platz braucht. Und er erklärt, wo es mit der Digitalisierung von Akten hapert.

Beat Gnädinger macht sich bereits Gedanken darüber, wo die anfallenden Akten nach 2035 Platz finden werden. Foto: Reto Oeschger

Beat Gnädinger macht sich bereits Gedanken darüber, wo die anfallenden Akten nach 2035 Platz finden werden. Foto: Reto Oeschger

Feedback

Tragen Sie mit Hinweisen zu diesem Artikel bei oder melden Sie uns Fehler.

Unlängst fand im Irchelpark der Spatenstich für den Erweiterungsbau des Staatsarchivs des Kantons Zürich statt. Darin werden 18 Laufkilometer Akten Platz finden. Nennt man das papierlose Verwaltung?
Die kantonale Verwaltung produziert jährlich etwa 50 Laufkilometer Akten, davon landet rund ein Kilometer bei uns im Magazin. Es gibt mittlerweile zwar einige Ämter, die ausschliesslich elektronische Daten abliefern, doch sind sie noch in der Minderheit.

Weshalb scannt und digitalisiert das Staatsarchiv die Eingänge nicht? Dann fände der jährliche Zuwachs in einem gängigen Büchergestell Platz, wie es in Ihrem Büro steht.
Bei einigen Akten machen wir das, so sind etwa sämtliche Gesetze, Kantonsratsprotokolle und Regierungsratsbeschlüsse ab 1803 digitalisiert und online einsehbar. Wollten wir das aber mit ­allen eingehenden Unterlagen machen, wäre das viel zu teuer. Die langfristige Aufbewahrung von digitalen Daten ist, zumindest heute noch, deutlich teurer als das Aufbewahren von Papier.

Spart aber viel Platz . . .
Ein digitales Archiv braucht dafür Hard- und Software, die immer auf dem letzten Stand sind. Dazu kommt ein beträchtlicher Arbeitsaufwand, damit die Daten stets lesbar bleiben. In unserem Archiv haben wir beispielsweise einige Tausend Videokassetten. Die müssen wir nach und nach auf zeitgemässe Datenträger überspielen, da nicht sicher ist, ob wir in zwanzig Jahren noch Zugriff haben auf lauffähige Videorecorder.

Doch sind die Dateien einmal auf einem Hardwarerecorder, sind sie sicher. Während Papier von Motten angefressen wird, vergilbt und Stockflecken bekommt.
Digitale Datenträger sind keineswegs einfacher oder kostengünstiger zu warten als Urkunden, Akten oder Bücher. ­Jeder PC-Benutzer weiss, was es heisst, wenn Microsoft auf ein neues Betriebssystem wechselt oder neue Office-Software auf den Markt bringt. In solchen Situationen müssen unsere IT-Fachleute dafür sorgen, dass die elektronischen Daten nicht plötzlich unlesbar werden. Und sicherer sind digitale Daten auch nicht automatisch. Wenn man nicht die richtigen Massnahmen trifft, können sie beschädigt oder verändert werden.

«Ein Archiv besteht im Grunde aus tektonischen Schichten. Die ältesten sind bei uns über tausend Jahre alt.»Beat Gnädinger

Im Staatsarchiv werden also künftig vor allem IT-Cracks beschäftigt?
Die haben wir bereits. Was sich übrigens in den letzten zehn, fünfzehn Jahren im positiven Sinn geändert hat, ist, dass die Archive sich international intensiv austauschen, da alle vor denselben Herausforderungen stehen. Dadurch werden auch die Konzepte, wie die Archive aufgebaut sind, vereinheitlicht, was den ­Benutzerinnen und Benutzern zugutekommt. Früher konnte es nämlich passieren, dass sich keiner mehr auskannte, wenn der zuständige Archivar nicht mehr zur Verfügung stand.

Mir wird beim Zuhören gerade klar, dass ich gar nicht so genau weiss, welche Akten bei Ihnen landen.
Die Aufgabe eines Staatsarchivs besteht darin, alle archivwürdigen Akten, die in der Verwaltung anfallen, fachgerecht zu konservieren und zu erschliessen, sodass sie einfach wieder auffindbar sind. Dazu gehören nicht nur Schriftstücke, sondern auch Pläne, Karten und Fotos.

Welche sind denn archivwürdig?
Ein Archiv besteht im Grunde aus tektonischen Schichten. Die ältesten sind bei uns über tausend Jahre alt. Bis heute sind Jahr für Jahr jüngere Schichten dazugekommen. Zusammen bilden sie den Boden, der Geschichtsschreibung über den Kanton Zürich möglich macht. Wichtig ist, dass ein Archiv nur die aussagekräftigsten Unterlagen aufbewahrt. Wie eingangs erwähnt, werden von uns nur rund zwei Prozent der Unterlagen, die der Kanton Zürich produziert, übernommen, sozusagen das schriftliche Substrat der Tätigkeit des Kantons.

Wer entscheidet denn über Archivierung oder Papierkorb?
Unsere Fachleute – zu Archivaren weitergebildete Historikerinnen und Historiker – legen fest, welche Akten erhalten bleiben müssen, um das staatliche Handeln nachvollziehbar zu halten. Manche Bestände, etwa die Kantonsrats- und Regierungsratsbeschlüsse oder die Spruchbücher der Gerichte, werden integral übernommen, bei Massenakten treffen wir eine Auswahl.

Welche Kriterien gelten da?
Die Fragestellung lautet immer: Welche Unterlagen sind von Belang, um die Tätigkeit des Staats über die Zeit hinaus nachvollziehbar und transparent zu halten. Welche sind historisch relevant? Es geht also um ein ganz wichtiges Instrument unserer Demokratie: Jedermann muss Einblick ins staatliche Handeln haben, wenn er das wünscht. Novalis hat einmal geschrieben: «Schriften sind die Gedanken des Staats, die Archive sein Gedächtnis.» In dem Sinn sind wir das Gedächtnis des Kantons Zürich. Und künftig werden wir wohl immer mehr dessen Festplatte sein.

Wie können Sie denn sicherstellen, dass kritische Akten nicht bereits vorher verschwinden?
Die Verwaltungsorgane sind verpflichtet, uns ihre Akten anzubieten. Die Dienststelle kann also nicht entscheiden, was sie uns geben will oder nicht. In aller Regel ist die Bewertung zwar eine einvernehmliche Geschichte. Aber der Bewertungsentscheid liegt bei uns. Auch wissen wir ziemlich genau, welche Art von Unterlagen anfallen. Uns etwas zu unterschlagen, wäre deshalb gar nicht so einfach, denn es ist schwer, eine Überlieferungsspur vollständig zu verwischen, da es meist noch komplementäre Dokumente gibt.

Das verstehe ich nicht . . .
Wenn ich eine Mail verschicke, habe ich keine Kontrolle darüber, was der Empfänger damit macht. Jedenfalls kann ich sie nicht mehr selbst löschen oder ändern. Entsprechend findet sich zumeist irgendwo eine Datenspur von dem, was wir als staatliches Handeln bezeichnen. Das zeigt sich etwa bei den Unterlagen über Betroffene von fürsorgerischen Zwangsmassnahmen oder Fremdplatzierungen, die uns in den letzten Monaten stark beschäftigten. Es kommt ganz selten vor, dass wir über eine administrativ versorgte Person gar nichts mehr finden, auch wenn zum Beispiel die Klientendossiers kassiert wurden.

Stellen sich hier nicht auch datenschützerische Fragen?
Natürlich. Es ist ein ganz wichtiger Teil unserer Aufgabe, die Akten so zu erfassen, dass sie die Persönlichkeitsrechte nicht verletzen und so lange unter Verschluss bleiben, wie es das Gesetz vorsieht. Die datenschützerisch heiklen Patientendossiers sind beispielsweise erst nach 120 Jahren einsehbar.

Sie sind seit elf Jahren Staatsarchivar des Kantons Zürich. Merken Sie, dass die Bürger gegenüber der Verwaltung immer misstrauischer werden?
Nein. Wir haben ein interessiertes, mündiges Publikum, das um seine Rechte weiss. Und wir erachten es als eine vornehme Aufgabe, Brücken zu bauen zwischen unseren Akten und den Fragen, die die Öffentlichkeit bezüglich der Zürcher Geschichte hat.

Bald haben Sie wieder Platz. Fürchten Sie gelegentlich die Leere?
Im Gegenteil, wir gehen davon aus, dass der Kanton auch in den nächsten Jahrzehnten weiter funktionieren wird. Und damit steht fest, dass Jahr für Jahr das schriftliche Substrat seiner Tätigkeit bei uns eintrifft. Wir machen uns deshalb auch bereits Gedanken über den nächsten Erweiterungsbau. Der wird gemäss Hochrechnungen 2035 fällig.

Erstellt: 07.05.2017, 19:46 Uhr

Herr über Zürichs Aktenberge

Beat Gnädinger ist im Kanton Schaffhausen aufgewachsen und studierte an der Universität Basel Geschichte und Allgemeines Staatsrecht. Nach seiner Promotion arbeitete er bis 2002 im Staatsarchiv Thurgau, danach war er in einer Softwarefirma tätig. Seit Mai 2006 ist er Staatsarchivar des Kantons Zürich. Er präsidiert zudem die Schweizerische Archivdirektorenkonferenz. (net)

Zahlen zum Staatsarchiv

25 Millionen
Der Erweiterungsbau des Staatsarchivs des Kantons Zürich kostet 25 Millionen Franken. Das Projekt war im Kantonsrat nicht bestritten; es gab nur eine Handvoll Gegenstimmen. Diskutiert wurde hauptsächlich darüber, ob eine Solaranlage aufs Dach soll. Diese wird nun realisiert, und zwar im Rahmen des Kredits. Der Bau soll 2019 bezugsbereit sein.

1837
Das erste Staatsarchiv entstand 1837, ­indem verschiedene Bestände in den Räumen der ehemaligen Fraumünster­abtei zusammengeführt wurden. Erster Staatsarchivar war der Historiker Gerold Meyer von Knonau. Das Archiv wurde 1876 in den Gerichtsflügel des Obmannamtes und 1919 in den Chor der Predigerkirche verlegt, wo schon bald erhebliche Platznot herrschte. 1982 konnte es einen Neubau im Irchelpark beziehen, 2007 wurde der erste Erweiterungsbau eröffnet.

1025 Meter
Im letzten Jahr wurden von 145 Stellen rund 1025 Laufmeter Akten ans Staats­archiv abgeliefert, was leicht über dem Durchschnitt der letzten Jahre liegt. Mit 150 Laufmetern stammte die umfangreichste Ablieferung von der Psychiatrischen Universitätsklinik mit Kranken­geschichten der ehemaligen Psychia­trischen Klinik Rheinau. Insgesamt beherbergen die Magazine derzeit rund 36 Laufkilometer Akten, wozu auch Pläne, Karten oder Fotos gehören.

5 Terabyte
17 der 145 Lieferungen des letzten Jahres bestanden aus elektronischen Daten. Diese umfassten den Rekordwert von 5 Terabyte. Dieser gründet aber vor­wiegend in einer einzelnen Ablieferung des Fotodienstes des Tiefbauamts. Die restlichen 16 Anlieferungen liegen mit 56,43 Gigabytes im Schwankungs­bereich der letzten Jahre.

2%
Das Staatsarchiv übernimmt nur rund zwei Prozent der Unterlagen, die ihm die Dienststellen anbieten – jene, die diese dem Archiv anbieten müssen.

24,2
Um einen Laufmeter Unterlagen zu bewerten, zu erschliessen und im Magazin unterzubringen, braucht es im Schnitt 24,2 Stunden; eine weitere halbe Stunde braucht es, um einen Laufmeter lesbar im Magazin zu halten, also zu konservieren, zu restaurieren und dem Publikum zugänglich zu machen.

42 807
Die Website des Staatsarchivs Zürich wurde letztes Jahr 42 807-mal aufgerufen. 1176 Besuche dauerten länger als eine halbe Stunde. Den Lesesaal benutzten 1095 Personen. Ein Besuch dauerte durchschnittlich dreieinhalb Tage. Die Präsenzbibliothek umfasst etwa 20 000 Bände und 15 000 Broschüren. Der Katalog enthält 146 000 Karteikarten. (net)

Die Redaktion auf Twitter

Stets informiert und aktuell. Folgen Sie uns auf dem Kurznachrichtendienst.

Kommentare

Weiterbildung

Banken umwerben Frauen

Weltweit steigt das Privatvermögen von Frauen. Banken zeigen, wie dieses gewinnbringend anzulegen ist.

Die Welt in Bildern

Klimawand: Andres Petreselli bemalt in San Francisco eine Hausfassade mit einem Porträt von Greta Thunberg. (8. November 2019)
(Bild: Ben Margot) Mehr...